El Comité Interno de Archivo del Municipio de Santiago de Cali, en cumplimiento del articulo 15 del Acuerdo 004 de 2013 del Archivo General de la Nación, realiza la publicación de las solicitudes de eliminación de documentos que han cumplido su tiempo de retención y que han perdido sus respectivos valores primarios y secundarios.

Solicitudes atendidas y sustentadas en reunión ordinaria del Comité Interno de Archivo realizada el día 10 de Noviembre de 2016.

La Dirección Jurídica sustenta la solicitud radicada con No. 2016412100022474 de 2016 sobre Derechos de Petición del 2012 al 2013 y circulares informativas de 2013 al 2014 que cumplieron con el tiempo establecido en la Tabla de retención Documental y carecen de valores secundarios; los derechos de petición han sido verificados en su correcta gestión tanto en el anterior sistema QAP y el actual Orfeo. (Ver Inventario)

La Subdirección de  Recurso Físico y Bienes Inmuebles sustenta la solicitud radicada con No. 2016412220046484 de 2016 sobre Derechos de Petición del 2013 al 2014 de la Subdirección a su cargo que ya cumplieron su tiempo de acuerdo con la Tabla de Retención Documental; se verificó su gestión en el sistema orfeo para los radicados del 2012 y 2013. (Ver Inventario)

La Secretaría de Deporte y Recreación sustenta la solicitud radicada con No. 2016416200023424 de 2016 sobre Derechos de Petición del 2001 al 2013 y circulares informativas de 2005 al 2011 que ya cumplieron su tiempo de acuerdo con la Tabla de Retención Documental; los derechos de petición han sido verificados en su correcta gestión tanto en el anterior sistema QAP y el actual Orfeo. (Ver Inventario)
 

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Solicitudes atendidas y sustentadas en reunión ordinaria del Comité Interno de Archivo realizada el día 13 de Octubre de 2016.

La Secretaría de Vivienda sustenta la solicitud radicada con No. 2016414730012514 de octubre 4 de 2016 sobre Circulares, Derechos de Petición debidamente gestionados e Instrumentos de Control que carecen de valores primarios y secundarios y que cumplieron el tiempo de custodia establecido en la tabla de retención documental. (Ver Inventario)

La Subdirección de Catastro sustenta la solicitud radicada con No. 2016413150021304 de 2016 sobre Derechos de Petición de las vigencias 2011 al 2013 que ya cumplieron su tiempo de acuerdo con la Tabla de Retención Documental.  Aclara que la mayoría obedece a solicitudes sobre trámites catastrales, se verificó la debida respuesta notificando el inicio del trámite y el acto administrativo del tramite catastral notificado dando por terminado el tramite que se generó (Ver Inventario)

La Subdirección de Recurso Físico y Bienes Inmuebles sustenta la solicitud radicada con No. 2016412220040784 de 2016 sobre Derechos de Petición del 2008 al 2013 de la Subdirección a su cargo que cumplieron su tiempo de acuerdo con la Tabla de Retención Documental; se verificó su gestión en el anterior sistema QAP para los radicados entre el 2008 y 2011 y en el sistema orfeo para los radicados del 2012 y 2013 (Ver Inventario)
 

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Solicitudes atendidas y sustentadas en reunión ordinaria del Comité Interno de Archivo realizada el día 08 de Septiembre de 2016.

La Subdirección de Recurso Físico y Bienes Inmuebles sustenta la solicitud radicada con No. 2016412220031324 de 2016 sobre Derechos de Petición del 1997 al 2003 de la Subdirección a su cargo., debidamente gestionados y que cumplieron el tiempo de custodia establecido en la tabla de retención documental. (Ver Inventario)

La Secretaría de Cultura y Turismo sustenta la solicitud radicada con No. 2016414800029264 de 2016 sobre carpetas y tomos del 2004 al 2010 que ya cumplieron su tiempo de acuerdo con la Tabla de Retención Documental.  Aclara que son consecutivos de comunicaciones oficiales, documentos de apoyo y copias innecesarias como las actas e informes del Teatro Municipal quien conserva los originales de dichos documentos. (Ver Inventario)
 

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Solicitudes atendidas y sustentadas en reunión ordinaria del Comité Interno de Archivo realizada el día 11 de agosto de 2016.

La Subdirección de Plan de Ordenamiento Territorial POT sustenta la solicitud radicada con No. 2016413220018534 de 2016 sobre derechos de petición de los años 2011 y 2012 de la Subdirección a su cargo, debidamente gestionados y que cumplieron el tiempo de custodia establecido en la tabla de retención documental. (Ver Inventario)

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Solicitudes atendidas y sustentadas en reunión ordinaria del Comité Interno de Archivo realizada el día 14 de julio de 2016.

La Oficina de Coordinación Socia sustenta la solicitud radicada con No. 2016411100010524 de 2016 sobre 39 carpetas de los años 2004 al 2011; se procedió a valorar la documentación encontrando que se trata de documentos de invitaciones, donaciones, remisiones y comunicaciones de enlace entre desarrollos de proyectos sociales y su responsable directo en la administración, los cuales carecen de valores primarios o secundarios. (Ver Inventario)

La Subdirección de Desarrollo Integral-SISBEN sustenta la solicitud radicada con No. 2016413210010984 de 2016 sobre Derechos de Petición del 2012 al 2014, debidamente gestionados y que cumplieron el tiempo de custodia establecido en la tabla de retención documental.(Ver Inventario)

La Subdirección de Recurso Fisico y Bienes Inmuebles sustenta la solicitud radicada con No. 2016412220023684 de 2016 sobre Derechos de Petición del 2009 al 2013 que cumplieron el tiempo de retención; los cuales se resolvieron de manera oportuna y se verifico sus respectivo trámite en el sistema Orfeo.  Indica que se trta de copias de documentos de calidad del bien o de situación de propiedad y que no revisten ningún problema para la administración además que ya se cumplió su tiempo de retención.(Ver Inventario)

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Solicitudes atendidas y sustentadas en reunión ordinaria del Comité Interno de Archivo realizada el día 9 de junio de 2016.

La Secretaría de Vivienda sustenta la solicitud radicada con No. 2016414730005814 de Mayo 26 de 2016 sobre Instrumentos de Control que carecen de valores primarios y secundarios; realizando la respectiva valoración con el responsable del almacén, el líder del proceso y el grupo de apoyo administrativo identificando que se trata de registros que perdieron todo valor primario y carecen de valores secundarios y constatando que los documentos no hicieran parte de algún proceso de adjudicación de vivienda o subsidio (Ver Inventario)

La Subdirección de Desarrollo Integral-SISBEN sustenta la solicitud radicada con No. 2016413210006174 de 2016 sobre la información relacionada con la metodología SISBEN II que carece de valores primarios y secundarios y que fue reemplazada por la Metodología III en cumplimiento del Conpes Social 117 de 2008, por lo que esta información se encuentra en desuso y desactualizada.(Ver Inventario)

La Subdirección de Catastro sustenta la solicitud radicada con No. 2016413150011784 de 2016 sobre Derechos de Petición de las vigencias 2006, 2007, 2008, 2009, 2010 y 2013 que cumplieron el tiempo de retención, cuya permanencia esta establecida en 2 años; los cuales se resolvieron de manera oportuna y se verifico sus respectivo trámite en el sistema Orfeo.(Ver Inventario)

La Secretaría de Gobierno sustenta la solicitud Radicada con No. 2016416100015044 de Junio 03 de 2016 sobre Perdidas de Documentos u Objetos de 1985 a 2015 de las inspecciones la Nueva Floresta, las Américas y Villanueva, las dos últimas suprimidas en la reforma administrativa del 2001. Estos documentos no actúan como identificación sino como parte del trámite para la gestión del nuevo documento.(Ver Inventario)

La Secretaría de Cultura y Turismo sustenta la solicitud radicada con No. 2016414800017854 de Junio 07 de 2016 sobre Informes de Gestión, Informes a Entes Descentralizados, Informes de Caja Menor, Planes de Acción, Circulares Informativas y Derechos de Petición; información que se encuentra depurada y revisada conforme con el tiempo establecido por la Tabla de Retención Documental.(Ver Inventario)

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Solicitudes atendidas y sustentadas en reunión ordinaria del Comité Interno de Archivo realizada el día 12 de Mayo de 2016.

La Secretaría de Vivienda sustenta la solicitud radicada con No. 2016414730003134 de abril 11 de 2016 sobre comunicaciones oficiales que se encuentran empastadas en 14 tomos del 2001 al 2007 con comunicaciones internas y documentos de apoyo, realizada la respectiva valoración con los lideres de procesos identificando que se trata de registros que perdieron todo valor primario y carecen de valores secundarios. (Ver Inventario)

La Dirección de Desarrollo Administrativo sustenta la solicitud radicada con No. 2016412200006644 de abril 13 de 2016 sobre Derechos de Petición de los años 2010 al 2011 gestionados por el grupo de Historias Laborales y que cumplieron el tiempo establecido en la Tabla de Retención Documental que se encuentran debidamente verificados, digitalizados y revisados en el sistema orfeo cuya permanencia esta establecida en 2 años.. (Ver Inventario)

La Secretaría de Infraestructura y Valorización sustenta la solicitud radicada con No. 2016415120012164 de abril 27 de 2016 sobre Derechos de Petición de los años 2012 al 2013 que cumplieron el tiempo establecido en la Tabla de Retención Documental que se encuentran debidamente verificados, digitalizados y revisados en el sistema orfeo cuya permanencia esta establecida en 2 años. (Ver Inventario)

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Solicitudes atendidas y sustentadas en reunión ordinaria del Comité Interno de Archivo realizada el día 14 de Abril de 2016.

La Subdirección de Recurso Físico y Bienes Inmuebles sustenta las solicitudes radicadas con No. 2016412220008184 y 2016412220010914 sobre derechos de petición del 2006 al 2012 que cumplieron el tiempo establecido en la Tabla de Retención Documental que se encuentran debidamente verificados, digitalizados y revisados en el sistema orfeo cuya permanencia esta establecida en 2 años.
 

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Solicitudes atendidas y sustentadas en reunión ordinaria del Comité Interno de Archivo realizada el día 11 de Marzo de 2016.

La Subdirección de Recurso Físico y Bienes Inmuebles sustenta la solicitud radicada con No. 2016412220007504 de 2016 sobre Derechos de Petición del 2011 al 2012 que cumplieron el tiempo establecido en la Tabla de Retención Documental que se encuentran debidamente verificados, digitalizados y revisados en el sistema orfeo cuya permanencia esta establecida en 2 años.

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Solicitudes atendidas y sustentadas en reunión ordinaria del Comité Interno de Archivo realizada el día 28 de Enero de 2016.

La Subdirección de Catastro sustenta la solicitud radicada con No. 2015413150022584 de 2015 sobre Informes de Caja Menor y Derechos de Petición que cumplieron el tiempo de retención, conforme con la Tabla de Retención los derechos de petición tienen una permanencia de 2 años y se presenta en el inventario registros del 2011 y 2012, con relación a los informes de caja menor se aclara que se trata de copias del original que reposa en el Departamento Administrativo de Hacienda toda vez que en el 2011 se remitía para su contabilización guardando una copia.
(Ver Inventario)

La Secretaría General – Centro de Atención al Ciudadano sustenta la solicitud radicada con No. 2015411100019154 de 2015 sobre Derechos de Petición de 2008 a 2013 que cumplieron el tiempo establecido en la Tabla de Retención Documental que se encuentran debidamente verificados, digitalizados y revisados en el sistema orfeo cuya permanencia esta establecida en 2 años.
(Ver Inventario)

Secretaría de Tránsito y Transporte sustenta la solicitud radicada con No. 2015415200063484 de 2015 sobre Derechos de Petición de las vigencias 2005 a 2011 que cumplieron el tiempo establecido en la Tabla de Retención Documental que se encuentran debidamente verificados conforme con la labor que se esta realizando en cada área de la dependencia.
(Ver Inventario)

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Solicitudes atendidas y sustentadas en reunión ordinaria del Comité Interno de Archivo realizada el día 8 de Octubre de 2015.

La Subdirección de Catastro sustenta la solicitud radicada con No. 2015413150018214 sobre Informes de Gestión, Caja M, Plan de Acción y Certificados que cumplieron el tiempo de retención, con la respectiva muestra, aclara que se realizó el trabajo de verificación de su tiempo de vigencia y que los documentos se encuentran organizados e inventariados.
(Ver Inventario)

La Subdirección de Tesorería de Rentas sustenta la solicitud radicada con No. 2015413130085034 sobre Colillas de pago, facturación de Impuesto Predial Unificado y contribución Valorización Mega Obras periodo 2006 al 2013 indicando que este fragmento del documento no revierte valor para el municipio toda vez que para las reclamaciones de el periodo en mención se requiere al banco la certificación del pago y con esta certificación se verifica en la conciliación bancaria el ingreso del dinero.

El Departamento Administrativo de Planeación sustenta la solicitud radicada con No. 2015413200010284 sobre Instrumentos de Control de las vigencias 2008 al 2011 y que carece de valores primarios y secundarios, los documentos están debidamente organizados verificados e inventariados, son de muy baja consulta y fueron digitalizados previamente.
(Ver Inventario)

La Subdirección de Recurso Físico y Bienes Inmuebles sustenta las solicitudes radicadas con Nos. 2015412220035034 y 2015412220034454 sobre Instrumentos de Control y Derechos de Petición que cumplieron su tiempo de retención pertenecientes a la Oficina de Administración de Servicios Públicos y Derechos de Petición que cumplieron su tiempo de retención de la Oficina de Calidad de Bien comenta que la información fue sometida a revisión, tratándose de Derechos de Petición con us respectivas respuestas y soportes, se organizó e inventarió y se verificó que cumplio con el tiempo de retención conforme con la Tabla de Retención Documental.
(Ver Inventario)

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Solicitudes atendidas y sustentadas en reunión ordinaria del Comité Interno de Archivo realizada el día 13 de Agosto de 2015.

El Departamento Administrativo de Planeación sustento la solicitud No. 2015413220012404 para que se autorice la eliminación de para que se autorice la eliminación de Derechos de Petición de las vigencias 2006 y 2007 con la respectiva muestra, que han cumplido su tiempo de custodia conforme con la Tabla de Retención documental.
(Ver Inventario)

La Secretaría de Transito y Transporte sustentó la solicitud radicada 2015415200040424 sobre derechos de petición de 2011 hasta el 2013, con la respectiva muestra, correspondiente a las oficinas de Control y Seguridad Vial y de Cobro Coactivo que han cumplido su tiempo de custodia conforme con la Tabla de Retención documental.
(Ver Inventario)

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Solicitudes atendidas y sustentadas en reunión ordinaria del Comité Interno de Archivo realizada el día 11 de junio de 2015.

La Secretaría General sustento la solicitud No. 2015411100008004 para que se autorice la eliminación de talonarios “Hagamos un Acuerdo Ciudadano” del programa Guardas Cívicos; informando al Comité Interno que este registro no representa mérito probatorio dentro de las diferentes reclamaciones que se han presentado ante el Municipio y que carecen de valor administrativo, fiscal, disciplinario o jurídico.

La Secretaría del Deporte y la Recreación sustentó la solicitud radicada 2015416200008674 sobre derechos de petición de 2004 hasta el 2010, con la respectiva muestra, indica, que con el apoyo del Despacho se ha realizado la organización y depuración, evidenciando que se trata de peticiones y respuestas de la Secretaría, los cuales conforme con la tabla de retención documental y la norma aplicable a esta serie documental carecen de valor secundario.

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Solicitudes atendidas y sustentadas en reunión Extraordinaria del Comité Interno de Archivo realizada el día 6 de Mayo de 2015.

La Subdirección de Finanzas Públicas sustentó la solicitud 2015413120003644 sobre copias de Decretos de Modificación al Presupuesto, comentando que se realizó la respectiva verificación con el inventario de actos administrativos de la oficina de Oficialía de la Secretaría General, constatando que efectivamente son copias, verificando con el inventario documental de los actos administrativos del Alcalde y en la publicación de página web corporativa. Teniendo en cuenta que esta actividad pudo realizarse por expurgo al evidenciar la duplicidad documental, se decidió escalarlo al Comité Interno de Archivo por encontrarse empastados e inventariados. Los Actos que no se encontraron en el inventario fueron trasladados a la Secretaría General con su respectivo inventario.

La Subdirección de Desarrollo Integral sustentó la solicitud de eliminación de la documentación de la metodología II aclarando las inquietudes que se presentaron en mesa de trabajo del 12 de marzo de 2015 frente a los rangos de fechas y el periodo de aplicación de la documentación. Mediante comunicación oficial de radicado 2015413210004014 se da fe que efectivamente trata de comunicaciones, aclaraciones y respuestas a requerimientos sobre la metodología II. La información de la metodología II se encuentra almacenada las bases de datos dispuestas por el DNP y puede ser consultada directamente por internet, adicionalmente mediante documento CONPES 117 de 2008 y el Decreto Decreto 4816 del 23 de diciembre del 2008 del DNP se dejó sin validez la metodología II. Se realiza una adición mediante la solicitud 2015413210003834 para que se incluya en la eliminación talonarios y encuestas en blanco, libros, CD y documentos metodológicos de la anterior metodología y que se encuentran obsoletos y en desuso.

La Secretaría de Cultura y Turismo sustentó la solicitud radicada bajo el número 20154148000007094 para la eliminación de 19 carpetas que contienen 3802 folios de formularios de inscripción del convenio OIM para el trabajo agrícola en España, la Secretaría de Cultura facilitó unicamente el espacio para atender la demanda de personas que se presentaron a aplicar. Las encuestas fueron recogidas y olvidadas en una caja en el Centro Cultural, esta documentación se organizó y encarpetó para facilitar su inventario pero carece de valor alguno y se solicito se autorice su eliminación.

La Secretaría del Deporte y la Recreación sustentó la solicitud radicada 2015416200005184 sobre derechos de petición de 1996 hasta el 2010, con la respectiva muestra, indica que con el apoyo del Despacho se ha realizado la organización y depuración, evidenciando que se trata de respuestas a requerimientos de las Ligas vinculadas a la Secretaría los cuales conforme con la tabla de retención documental y la norma aplicable a esta serie documental carecen de valor secundario.

La Subdirección de Tesorería de Rentas sustentó la solicitud de eliminación Rad. 2015413130035764 sobre las colillas de pago de la facturación del Impuesto Predial unificado y contribución de valorización periodo 2005 y anteriores, indicando que este fragmento del documento no revierte valor para el municipio toda vez que para las reclamaciones de el periodo en mención se requiere al banco la certificación del pago y con esta certificación se verifica en la conciliación bancaria el ingreso del dinero. Se trata de cajas y paquetes que no han sido aperturados puesto que la Subdirección de Tesorería de Rentas tiene otros medios para su consulta, adicionalmente en este tipo de reclamaciones la carga de la prueba es responsabilidad del contribuyente. A la fecha en pleno funcionamiento el aplicativo Asobancaria 2001 la información llega al municipio por medios electrónicos y se carga de manera inmediata a la cuenta corriente del contribuyente. Finalmente aclara que a raíz de la resolución 4131.0.21.0593 de septiembre 30 de 2014 del Departamento Administrativo de Hacienda Municipal la custodia de las colillas es responsabilidad de las entidades bancarias.

La Secretaría de Infraestructura y Valorización: sustentó la Solicitud de eliminación con Radicado 2015415120140071 sobre Derechos de Petición de los años 2008 al 2010 por cumplimiento del tiempo establecido en la Tabla de Retención documental; presenta a la mesa de trabajo muestras de las unidades documentales que componen el indice adjunto a la comunicación radicada argumentando que se realizó la respectiva verificación de los documentos constatando que efectivamente se trata de registros de dicha serie.

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Solicitudes atendidas y sustentadas en reunión Ordinaria del Comité Interno de Archivo realizada el día 21 de Agosto de 2014

• La Institución Educativa Politecnico Municipal sustenta su solicitud de eliminación radicada el 23 de julio de 2014 sobre 63 carpetas que contienen registros de calificaciones de la Intitución Educativa y sus sedes entre los años 1980 y 1996, los cuales se encuentran registrados en los libros de calificaciones debidamente empastados, las planillas obedecen al registro presentado por el docente para ser consolidado o sistematizado, de igual manera se verificó la existencia de cada libro de calificaciones correspondiente a cada carpeta, adicionalmente carece en todo sentido como material de consulta.

• La Dirección de Desarrollo Administrativo sustenta la solicitud de eliminación radicada el 4 de agosto de 2014 sobre los expedientes de alrededor de 18.000 Histórias Clínicas de los funcionarios que en su momento pertenecieron a la Entidad Adaptada de Salud del Municipio de Santiago de Cali, las cuales se encuentran en el sótano II del edificio CAM.

La EAS continua en su proceso de liquidación y las Historias Clínicas que existen no serán objeto de consulta por cuanto las EPS admitieron a los funcionarios con sus respectivas preexistencias. Este documento debe ser entregado exclusivamente al titulas de la Historia Clínica. Se iniciará con una campaña para la devolución de las historias clínicas a sus respectivos propietarios, una vez se cumpla con esta campaña se realizará la eliminación de aquellas que no hayan sido reclamadas.

• El Departamento Administrativo de Hacienda, Subdirección de Tesorería de Rentas sustenta la solicitud de eliminación radicada el 17 de junio de 2014 sobre la necesidad de eliminar las colillas de chequeras, chequeras y formas continuas de cheques custodiadas en la Subdirección de Tesorería de Rentas y que no son utilizadas puesto que el municipio realiza en la actualidad todo tipo de pago por dispersión bancaria, adicionamnete se se le informará a las entidades bancarias que las chequeras y formas continuas de cheques serán eliminados adjuntando relación de los respectivos documentos.