Informe de Gestión al Consejo Departamental de Archivos del Municipio de Santiago de Cali (año 2014)

Dando cumplimiento al artículo 9º. Numeral 6, del Decreto Nacional No. 2578 del 13 de Diciembre de 2012, presento el siguiente informe correspondiente a la vigencia 2014.

ENERO

08 enero reunión Comité Gobierno en Línea

09 enero Mesa de Trabajo con el Personal del Departamento del Medio Ambiente DAGMA (Gestión Documental)

10 enero Mesa de Trabajo (ajustes Sistema de gestión documental Orfeo)

15 enero reunión Comité Gobierno en Línea

16 enero reunión Equipo Técnico de Archivo

20 enero Comité de Archivo (Emsirva EPS en liquidación)

22 enero Comité Gobierno en Línea

28 enero Seguimiento Planes de Mejoramiento

29 enero Comité Gobierno en Línea

FEBRERO

05 febrero Comité Gobierno en Línea

05 febrero Mesa de trabajo (Ajustes Herramienta ORFEO)

06 febrero Reunión Mensual Equipo Técnico de Archivo

07 febrero Mesa de Trabajo Departamento Administrativo de Hacienda (Programa de Gestión Documental ORFEO)

12 febrero Mesa de Trabajo Secretaria de Transito y Transporte (Programa de Gestión Documental ORFEO)

13 febrero Reunión Comité Interno de Archivo

17 febrero Comité de Archivo (Emsirva EPS en liquidación)

18 febrero Mesa de Trabajo (Ajuste norma fundamental)

18 febrero Capacitación al personal de la Dirección de Control Interno Disciplinario (Centros de Documentación, Políticas de ORFEO)

20 Febrero Revisión Inventarios Calisalud EPS S en liquidación

20 febrero Revisión y ajuste a la Tabla de Retención Documental de las Instituciones Educativas.

24 febrero Capacitación escuela de gestión documental (Personal del Departamento Administrativo del Medio Ambiente DAGMA.

24 febrero Reunión para concertar autorización firma mecánica para los documentos internos de archivo

25 febrero Capacitación Escuela de Gestión Documental (Servidores públicos de la Alcaldía.

26 febrero Entrega de extintores, cajas y carpetas para las diferentes dependencias de la Administración Central Municipal.

27 febrero Revisión y ajustes a las TRD Instituciones Educativas de Santiago de Cali.

MARZO

03 marzo Capacitación en gestión documental (Dirección de Desarrollo Administrativo)

04 marzo Capacitación en gestión documental (Secretaria de Gobierno, Convivencia y seguridad)

05 marzo Sustentación fichas (Proyectos de aprendizaje en equipo-PAE)

05 marzo Mesa de Trabajo (Departamento Administrativo de Hacienda –Rentas y Tesorería)

06 marzo Reunión mensual Equipo Técnico de Archivo

11 marzo Revisión y ajustes de la TRD Instituciones Educativas de Santiago de Cali.

12 marzo Revisión y ajustes de la TRD Instituciones Educativas de Santiago de Cali

18 marzo Capacitación sobre gestión documental (Secretaria de Gobierno, Convivencia y Seguridad).

19 marzo Capacitación sobre gestión documental (Secretaria de Gobierno, Convivencia y Seguridad).

20 marzo Capacitación y acompañamiento manejo de los PQRS (Secretaria de Transito y Transporte)

21 marzo Ajustes de las TRD de las Instituciones Educativas (Secretaria de Educación)

25 marzo Capacitación Escuela de Gestión Documental (Servidores Públicos de la Alcaldía de Santiago de Cali)

27 marzo Ajustes de las TRD de las Instituciones Educativas (Secretaria de Educación)

ABRIL

03 abril Capacitación en Gestión Documental (Departamento Administrativo de Planeación)

08 abril Ajustes de las TRD de las Instituciones Educativas (Secretaria de Educación)

08 abril Administración de riesgos (Presentación del mapa de riesgos)

09 abril Ajustes de las TRD de las Instituciones Educativas (Secretaria de Educación)

10 abril Reunión Comité Interno de Archivo

11 abril Reunión Comité Interno de Archivo (CaliSalud EPS en Liquidación)

22 abril Capacitación en el proceso de gestión documental (Secretaria de Gobierno, Convivencia y Seguridad)

23 abril Capacitación en el proceso de gestión documental (Secretaria de Gobierno, Convivencia y Seguridad)

23 abril Comité GELT extraordinario

23 abril Mesa de trabajo definición de tramite delegado de notarios y procedimientos de las Historias Laborales (Desarrollo Administrativo, Control Interno, Departamento Administrativo de Planeación, Secretaria General)

23 abril Capacitación manejo de expedientes (Secretaria General)

25 abril Comité de Archivo Emsirva ESP en Liquidación

28 abril Mesa de Trabajo (Secretaria de Bienestar Social)

28 abril Cierre, ajuste y actualización de las TRD de las Instituciones Educativas

29 abril Capacitación Escuela de Gestión Documental

30 abril Comité GELT Territorial

30 abril Mesa de Trabajo (Implementación Centro de Correspondencia Secretaria General)

MAYO

02 mayo Mesa de Trabajo Licencia de uso de suelo (Subdirección de Ordenamiento Urbanístico)

05 mayo Visita Instituto Geográfico Agustín Codazzi

06 mayo Medición Archivos de Historias Laborales (Dirección de Desarrollo de Administrativo)

07 mayo Visita Deposito de Archivo La Flora

07 mayo Capacitación Escuela de Gestión Documental (Subdirección de Recurso Físico y Bienes Inmuebles)

08 mayo Reunión mensual Equipo Técnico de Archivo

08 mayo Reunión digitalización Usos de Suelo

09 mayo Taller de Transparencia

09 mayo Taller normas ISO Gestión Documental

12 mayo Capacitación de la Herramienta ORFEO a capacitadores

13 mayo Reunión resolver inquietudes fondos acumulados (Subdirección de Recurso Físico y Bienes Inmuebles)

14 mayo Capacitación en Gestión Documental al personal del Proyecto PJAOC (Secretaria de Vivienda Social)

14 mayo Comité Gobierno en Línea en Territorial

15 mayo Reunión Comité de Archivo

15 mayo Mesa de trabajo levantamiento de procedimientos del Archivo Histórico

19 mayo Capacitación de la Herramienta ORFEO a capacitadores

20 mayo Organización Archivo de Gestión POT (Reconocimiento visual del estado actual de los documentos

20 mayo Socialización de la Tabla de Retención Documental de las Instituciones Educativas

21 mayo Seminario Gobierno en Línea (Teatro Municipal Guadalajara de Buga)

22 mayo Mesa de Trabajo aplicación publicaciones (Informática y Telemática)

22 mayo Seguimiento aprendices SENA

26 mayo Capacitación ORFEO (Equipo Técnico de Archivo)

27 mayo Recepción archivo de Gestión sótano I

27 mayo ajuste Proyecto de Inversión POAI 2015

28 Mayo Implementación ley 1508/2012 APP

29 mayo Comité Técnico Operativo

29 mayo Implementación Centro de Correspondencia (Subdirección de Ordenamiento Urbanístico)

30 mayo Mesa de Trabajo (Revisión de Formatos)

JUNIO

05 junio Reunión Mensual Equipo Técnico de Archivo

06 junio Mesa de trabajo (Girasol en Liquidación)

09 junio Capacitación Equipo Técnico de Archivo

10 junio Evaluación del nuevo MECI

11 junio Comité Interno de Archivo (EMSIRVA EPS en Liquidación)

11 junio Implementación Centro de Documentación

12 junio Reunión Comité de Archivo

13 junio Implementación estrategia Cero Papel

13 junio Recepción Archivo Girasol E.I.C en Liquidación.

16 junio Mesa de Trabajo Hallazgo 83 AGEI 2013

16 junio Capacitación Equipo Técnico de Archivo (Revisión de la Herramienta ORFEO en su contexto)

19 junio Mesa de Trabajo (Implementación Centro de Documentación y Correspondencia).

24 junio Capacitación Equipo Técnico de Archivo (Herramienta de Gestión Documental ORFEO)

25 junio Mesa de Trabajo (Girasol E.I.C.E en Liquidación)

25 junio Capacitación para implementar el procedimiento del producto no conforme

26 junio Reunión CTO con delegados de Informática

26 junio Mesa de Trabajo para atender las inquietudes de ORFEO al Comité Jurídico (Subsecretaria de Ordenamiento Urbanístico-Departamento Administrativo de Planeación)

26 junio Mesa de trabajo para estabecer el manejo del expediente electrónico

27 junio Reunión para la recepción de acervo documental de GIRASOL ICE

27 junio Mesa de Trabajo para atender las inquietudes sobre organización de archivos de gestión (Subdirección de Rentas)

JULIO

03 julio Reunión Equipo Técnico de Archivo (Apoyo al Comité Interno de Archivo de la Alcaldía)

09 julio Capacitación en el manejo del Centro de documentación (Departamento Administrativo de Hacienda)

10 julio Reunión Comité Interno de Archivo

14 julio Capacitación herramienta de gestión documental ORFEO

14 julio Reunión Comité Interno de Archivo

15 julio Reunión reingenieria del Programa de Gestión Documental para armonizar la aplicación de los Decretos 2578 y 2609 de 2012 y crear el PINAR

22 julio Reunión reingenieria del Programa de Gestión Documental para armonizar la aplicación de los Decretos 2578 y 2609 de 2012 y crear el PINAR

30 julio capacitación en gestión documental (Subdirección de Talento Humano)

AGOSTO

04 agosto Capcitación al Centro Nacional de Capacitación Laboral CENAL

05 agosto Socialización de los procedimientos acciones preventivas al Proceso de Gestión Documental y Comunicación Pública

05 agosto Reunión Reingenieria del Programa de Gestión Documental .

13 agosto Capacitación en Gestión Documental, Orfeo y Atención al Usuario (Departamento Administrativo de Hacienda).

14 agosto Reunón Equipo Técnico de Archvivo (Apoyo al Comité Interno de Archivo de la Alcaldía)

20 agosto Taller práctico de organización de Archivo de Gestión (Subdirección de Talento Humano)

21 agosto Reunión Comité Interno de Archivo

25 agosto Escuela de Gestión Documental (Capacitación Departamento Administrativo de Planeación)

26 agosto Capacitación Herramienta de Gestión Documental ORFEO (Delegados Equipo Técnico de Archivo)

26 agosto Inducción y Reinducción en Gestión Documental (Secretaria de Gobierno, Convivencia y Seguridad)

SEPTIEMBRE

01 septiembre Capacitación en el Sistema de Gestión Documental Orfeo y Atención al usuario

09 septiembre Capacitación en gestión documental Al personal de area de Pagos (Tesoreria Municipal)

10 septiembre Mesa de trabajo revisión Tablas de Retención Documenttal (Subdirección de Rentas)

11 septiembre Reunión Comité Interno de Archivo

16 septiembre Capacitación en gestión Documental (Area Calidad y Planeación de Tesoreria Municipal)

17 septiembre Capacitación en gestión documental (Area Financiera de Tesoreria Municipal)

18 septiembre Socialización de la Tabla de Retención Documental a las 92 Instituciones Educativas (Secretaria de Educación)

19 septiembre Capacitación en aplicación de las Tablas de Retención Documental (Area Juridica de la Secretaria de Deporte y Recreación)

26 septiembre Capacitación en gestión documental (Area de Recaudos de Tesoreria Municipal)

30 septiembre Capacitación en gestión documental (Area de Cartera de la Tesoreria Municipal)

30 septiembre Reunión reingenieria del Programa de Gestión Documental para armonizar la aplicación de los Decretos 2578 y 2609 de 2012 y crear el PINAR

OCTUBRE

02 octubre Reunión Comité Interno de Archivo

07 octubre Mesa de trabajo sobre el manejo de usos de suelo (Subdirección de Ordenamiento Urbanistico)

15 octubre Acompañamiento en materia de gestión Documental a la Institución Educativa Eustaquio Palacios

16 octubre Acompañamiento en materia de gestión Documental a la Institución Educativa Santa Librada

20 octubre Capacitación en organización de Archivos de Gestión (Secretaria de Educación Subsecretaria de Desarrollo Pedagogico).

22 octubre Reunión reingenieria del Programa de Gestión Documental para armonizar la aplicación de los Decretos 2578 y 2609 de 2012 y crear el PINAR

27 octubre Reunión reingenieria del Programa de Gestión Documental para armonizar la aplicación de los Decretos 2578 y 2609 de 2012 y crear el PINAR

NOVIEMBRE

10 noviembre Acompañamiento en materia de gestión Documental a la Institución Educativa Republica de Israel

10 noviembre Visita de acompañamiento en aplicación del Programa de Gestión Documental (Institución Educativa Santo Tomas)

13 noviembre Reunión Comité Interno de Archivo

18 noviembre Acompañamiento en materia de gestión Documental a la Institución Educativa Rafael Navia Varon

24 noviembre Acompañamiento en materia de gestión Documental a la Institución Educativa Multiproposito

26 noviembre Acompañamiento en materia de gestión Documental a la Institución Educativa Rodrigo Lloreda

DICIEMBRE

09 diciembre Acompañamiento en materia de gestión documental a la Institución Educativa Libardo Madrid Valderrama

09 diciembre Acompañamiento en materia de Gestión Documental a la Institución Educativa Manuel Maria Mallarino

10 diciembre Acompañamiento en materia de gestión documental a la Institución Educativa Liceo Departamental

10 diciembre Acompañamiento en materia de gestión documental a la Institución Educativa Normal Superior Farallones de Cali

11 diciembre Reunión Comité Interno de Archivo

18 diciembre Capacitación en manejo de archivos de gestión y de conformación de expedientes (Subdirección de Bienes Inmuebles -Grupo Seguros)

22 diciembre Capacitación en manejo de archivos de Gestión y Conformación de Expedientes (Departamento Administrativo de Hacienda)

23 diciembre visita al archivo de gestión (Departamento Administrativo de Planeación -Sisben)

29 diciembre Mesa de trabajo para unificar citerios en la producción de documentos y registros y conformación de expedientes (Subdirección de Ordenamiento Urbanistico)