INFORME DE GESTIÓN ARCHIVISTICA 2008

Dando cumplimiento al Artículo 6º. Literal k, del Decreto Nacional No. 4124 del 10 de diciembre del 2004, presento el siguiente informe correspondiente al primer semestre del año 2008:

1. Se realizaron 15 reuniones con el Equipo Técnico de Archivos para revisar y ajustar las TRD de la Alcaldia de Santiago de Cali. Estas reuniones se llevaron a cabo el primer jueves de cada mes y algunas extraordinarias. Este equipo es conformando por un profesional de cada Secretaria para liderar la política archivística implementada.

2. Se realizo una encuesta para los archivos de gestión en la Alcaldia con el objeto de hacer un diagnostico en la organización y se socializo sus resultados.

3. Se realizaron visitas de acompañamiento en la aplicación de las TRD a las siguientes dependencias:

• Vivienda, Hacienda, Tesorería, Secretaria General, Dirección Jurídica, Cultura, Deportes, Dagma, Educación, Catastro y Planeación.

4. Reunión del Comité de Archivo para aprobación ajuste TRD y eliminación de documentos.

• Las solicitudes de eliminación son sustentadas por los productores de los documentos ante el Comité.

5. Se viene acompañando a la Corporación Concejo Municipal de Santiago de Cali, en la aplicación de la normativa de los archivos.

6. A la fecha las Siguientes dependencias: Control disciplinario, Secretaria General, Catastro y el Fondo Financiero especializado que se encuentra en liquidación, han digitalizado algunas series como: resoluciones, procesos, decretos y contratos.

7. El Comité Evaluador de Documentos se reunió en 3 ocasiones para:

• Escuchar la sustentación de las TRD de la EMRU y Comfenalco.(4 Marzo /08).

• Reparto de las TRD de las CuradurÍas 1,2 y 3.(23 Abril /08).

• Sustentación TRD de las CuradurÍas. (14 mayo/ 08)

8. Se brindo asesoría en Tablas de Retención Documental a las siguientes entidades:

• ESE NORTE

• FONDO FINANCIERO ESPECIALIZADO

• CENTRO DE DIAGNOSTICO AUTOMOTOR DEL VALLE

• CONCEJO MUNICIPAL DE SANTIAGO DE CALI

• CAMARA DE COMERCIO DE CALI

• SICALI

9. Se realizaron 3 reuniones del Comité Evaluador de Documentos.

10. Se brindo asesoría al Comité Evaluador de Documentos de la alcaldia de Guadalajara de Buga en evaluación de TRD.

11. Participación en la II Convención Internacional de Archivistas en Armenia – Quindío del 23 al 25 de sept. 2008.

12. Se participo en la conformación de la Red Departamental de Archivos del Valle del Cauca en la Junta Directiva Provisional.

13. Se aprobaron a5 instituciones las Tablas de Retención Documental:

• ESE SUR ORIENTE

• ESE LADERA

• HOSPITAL GERIATRICO ANCIANATO SAN MIGUEL

• METROCALIS.A.

UNIVERSIDAD SANTIAGO DE CALI.

14. Se realizo la semana cultural y académica con motivo de la celebración del Día Nacional de los Archivos:

• Mesa de trabajode2 horas en radio Súper de Cali en el programa Cali Vital.

• Se realizaron 3 días de capacitación para toda la Alcaldía en el Salón Simón Bolívar con los temas: Generalidades de un PGD, T.R.D. y Normatividad vigente.

• Premiación a ganadores del concurso complete la frase en el Día Nacional de los Archivos.

• Nota en el noticiero regional CNC.

• Se repartió folleto y separador de libros alusivo a los archivos.

15. Participación en el 17° Seminario del Sistema Nacional de Archivos realizado en Bogotá a D.C. del 10 al 14 de Nov. De 2008.

16. Se dicto capacitación en: procesos técnicos en un Programa de Gestion Documental, Normatividad Archivística vigente, Foliación y Aplicación de TRD a la Secretaria de Educación, Personería, Planeación y la Subdirección de Catastro Municipal.

17. Se realizo reunión del Comité de Archivo de la Alcaldía el 27 Nov. de 2008, para visualizar el espacio físico para el Archivo Central del Municipio.

18. Se realizaron 2reuniones con la Unión Temporal SICALI para revisar documentación que poseen en custodia.

19. Consolidación de los Procesos de Gestion Documental y Archivo dentro del marco del Sistema de Gestion de la Calidad, el Modelo Estándar de Control Interno yel Sistema de Desarrollo Administrativo.