Informe de Gestión del Consejo Municipal de Archivos de Santiago de Cali (Primer Semestre año 2015).

Dando cumplimiento al artículo 9°. Numeral 6, del Decreto Nacional No. 2578 del 13 de diciembre del 2012,. Presento el siguiente informe correspondiente al primer semestre del año 2015.
 

ENERO

08 enero Mesa de trabajo elaboración ficha PAE (Capacitación Sistema de Gestión Documental ORFEO)
 

14 enero Reunión Ordinaria Gobierno en Linea

14 enero Socialización protocolos de atención al usuario y socialización del Programa de Gestión Documental (Institución Educativa Liceo Departamental)

14 enero visita de acompañamiento en la aplicación del Programa de Gestión Documental ( Institución Educativa la Merced)

15 enero Reunión Comité Interno de Archivo

28 enero Capacitación aplicación Tabla de Retención Documental (Institución Educativa José María Carbonel)

29 enero Análisis de casos de uso aplicativo de gestión documental (nuevo ORFEO plus)
 

FEBRERO

02 febrero Análisis de casos de uso aplicativo de Gestión Documental (nuevo ORFEO plus)

05 febrero Revisión y actualización mapa de riesgos del Proceso de Gestión Documental

05 febrero Reunión Equipo Técnico de Archivo ( Apoyo al Comité Interno de Archivo de la Alcaldía)

12 febrero Reunión Comité Interno de Archivo

17 febrero Capacitación del Plan de mejoramiento de las Auditorías 45 y 49 (Equipo Técnico de Archivo)

19 febrero Consulta y orientación de archivo físico y magnético de los conceptos de usos de suelo que se expiden con el nuevo POT y el programa SAUL.

19 febrero Revisión de la Tabla de Retención Documental (Dirección Jurídica)

23 febrero Capacitación del proceso de Gestión Documental Auditoría 49 (Departamento Administrativo de Planeación-SISBEN)

MARZO

03 marzo Divulgación Eficiencia Administrativa y Cero Papel (Secretaría de Infraestructura y Valorización, dos jornadas)

04 marzo Divulgación Eficiencia Administrativa y Cero Papel (Secretaría de Infraestructura y Valorización)

05 marzo Reunión Equipo Técnico de Archivo ( Apoyo al Comité Interno de Archivo de la Alcaldía)

06 marzo Capacitación del proceso de Gestión Documental atendiendo Auditoría 45 y 49 (Dirección de Control Disciplinario Interno, dos jornadas)


05 marzo Reunión Equipo Técnico de Archivo ( Apoyo al Comité Interno de Archivo de la Alcaldía)

09 marzo Capacitación del proceso de Gestión Documental atendiendo Auditoría 45 y 49 (Secretaría de Desarrollo Territorial y Bienestar Social)

10 marzo Capacitación del proceso de Gestión Documental atendiendo Auditoría 45 y 49 (Departamento Administrativo de Planeación, dos jornadas)

12 marzo Reunión Comité Interno de Archivo

13 marzo Capacitación del proceso de Gestión Documental atendiendo Auditoría 45 y 49 (Subdirección de Finanzas Públicas)

17 marzo Capacitación del proceso de Gestión Documental atendiendo Auditoría 45 y 49 (Departamento Administrativo de Planeación, dos jornadas)

18 marzo Capacitación del proceso de Gestión Documental atendiendo Auditoría 45 y 49 (Oficina Asesora de Informática y Telemática, Oficina Asesora de Comunicaciones, subdirección de Bienes Inmuebles)

24 marzo Capacitación del proceso de Gestión Documental atendiendo Auditoría 45 y 49 (Subdirección de Impuestos y Rentas)

24 marzo Capacitación del proceso de Gestión Documental atendiendo Auditoría 45 y 49 (Departamento Administrativo de Hacienda - Grupo de Apoyo Jurídico y Administrativo)

25 marzo Capacitación del proceso de Gestión Documental atendiendo Auditoría 45 y 49 (Secretaría de Deporte y Recreación)

27 marzo Capacitación del proceso de Gestión Documental atendiendo Auditoría 45 y 49 (Oficina de Atención al Ciudadano, dos jornadas)

30 marzo Capacitación en Gestión Documental atendiendo del Plan de Mejoramiento de las Auditorías 45 y 49 y la AGEI especial a las demandas y litigios.(Dirección Jurídica)
 

ABRIL

07 abril de 2015 Capacitación en Gestión Documental atendiendo requerimientos de las auditorías 45 y 49 (Subdirección del POT y Servicios Públicos).

07 abril de 2015 Capacitación en Gestión Documental atendiendo requerimientos de las auditorías 45 y 49 (Departamento Administrativo de Hacienda Subdirección de Tesorería)

08 abril Capacitación en Gestión Documental atendiendo requerimientos de las auditorías 45 y 49 (Dirección de Desarrollo Administrativo).

09 abril Reunión mensual Equipo Técnico de Archivo ( Apoyo al Comité Interno de Archivo de la Alcaldía)

09 abril Capacitación en Gestión Documental atendiendo requerimientos de las auditorías 45 y 49 (Departamento Administrativo de Hacienda Subdirección de Catastro ).

10 abril Capacitación en Gestión Documental atendiendo requerimientos de las auditorías 45 y 49 ( Administrativo de Hacienda-Subdirección de Catastro).

13 abril Capacitación en Gestión Documental atendiendo requerimientos de las auditorías 45 y 49 (Secretaría de Educación, dos jornadas).

14 abril Capacitación en Gestión Documental atendiendo requerimientos de las auditorías 45 y 49 (Secretaría de Gobierno Convivencia y Seguridad Ciudadana, dos jornadas).

16 de abril Reunión Comité Interno de Archivo

16 abril Capacitación en Gestión Documental atendiendo requerimientos de las auditorías 45 y 49 (Departamento Administrativo de Hacienda - Subdirección de Catastro).

17 abril Proceso de revisión Tabla de Retención Documental (Secretaría de Educación Municipal)

21 abril Capacitación en Gestión Documental atendiendo requerimientos de las auditorías 45 y 49 (Dirección de Desarrollo Administrativo)

21 abril Capacitación en Gestión Documental atendiendo requerimientos de las auditorías 45 y 49 (Departamento Administrativo de Hacienda-Contaduria General)

23 abril Capacitación en Gestión Documental atendiendo requerimientos de las auditorías 45 y 49 (Secretaría de Vivienda Social).

27 abril Capacitación en Gestión Documental atendiendo requerimientos de las auditorías 45 y 49 (Departamento Administrativo de Planeación).

28 abril Capacitación Aplicativo Orfeo (Secretaría de Educación, dos jornadas)

29 abril Capacitación en Sistema de Gestión Documental ORFEO y Centro de Documentación y Correspondencia (Dirección de Desarrollo Administrativo)

MAYO

04 mayo Divulgar lineamientos para la implementación del Centro de Documentación y Correspondencia de la Dependencia ( Administrativos de Alcaldia de Santiago de Cali)

06 mayo Revisión de modelamiento del Proceso de Gestión Documental

06 mayo Reunión extraordinaria Comité Interno de Archivo

07 mayo Reunión mensual Equipo Técnico de Archivo (Apoyo al Comité Interno de Archivo de la Alcaldía)

08 mayo Capacitación en Gestión Documental atendiendo requerimientos de las auditorías 45 y 49 (Dirección de Control Interno)

08 mayo Capacitación en Gestión Documental atendiendo requerimientos de las auditorías 45 y 49 (Secretaría de Transito y Transporte)

14 mayo Comité Interno de Archivo

26 mayo Lineamientos para la implementación del Centro de Documentación y

Correspondencia (Secretaría de Deportes y Recreación)

27 mayo Orientación Técnica para el manejo de documentos del proceso de Planeación Institucional y Mejora Continua (Departamento Administrativo de Planeación)

28 de mayo Revisión del Modelamiento del Proceso de Gestión Documental
 

JUNIO

04 junio Reunión mensual Equipo Técnico de Archivo ( Apoyo al Comité Interno de Archivo de la Alcaldía)

05 junio Capacitación en el manejo de Tabla de Retención Documental (Departamento Administrativo de Hacienda - Subdirección de Catastro)

05 junio Revisión Formato del Proceso de Gestión Documental

12 junio Capacitación en gestión de documentos electrónicos y divulgación del Instructivo de limpieza y desinfección de áreas y de documentos de archivo (Secretaría de Educación).

Se ha participado activamente de los Comités de Gobierno en Linea, Sistemas de Calidad y Técnico Operativo de Sistemas.

JULIO

01, 07, 08, 10, 13 julio Divulgación Eficiencia Administrativa, Cero Papel y 5s (Secretaría de Salud Pública)

01, 15, 29 julio Reunón Comité de Gobierno en Linea

13 julio Divulgación Eficiencia Administrativa y Cero Papel y 5s (Oficina de Adquisiciones Bienes Obras y Servicios)

21 julio Capacitación en Gestión Documental (Atendiendo requerimiento Auditorias Internas 45 y 49 del Proceso de Gestión Documental)

22 julio Capacitación en Gestión Documental (Atendiendo requerimiento Auditorias Internas 45 y 49 del Proceso de Gestión Documental)

28 julio Divulgación de las Políticas de Eficiencia Administrativa y Cero Papel y aplicación del Programa de Gestión Documental desde el puesto de trabajo (Secretaría de Salud Pública)

30, 31 julio Visita del Archivo General de la Nación

AGOSTO

05, 19 agosto Reunión Comité de Gobierno en Linea

06 agosto Reunión Equipo Técnico de Archivo (Apoyo al Comité Interno de Archivo de la Alcaldía)

13 agosto Reunión Comité Interno de Archivo

26 agosto Inducción manejo de Fondos Acumulados (Departamento Administrativo de Hacienda)

28 agosto Capacitación en Gestión Documental (Atendiendo requerimiento Auditorias Internas 45 y 49 del Proceso de Gestión Documental)

SEPTIEMBRE

02, 16, 30 septiembre Reunión Comité de Gobierno en Linea

03 septiembre Reunión Equipo Técnico de Archivo (Apoyo al Comité Interno de Archivo de la Alcaldía)

10 septiembre Reunión Comité Interno de Archivo

11 septiembre Revisión Ejes Temáticos del Sistema de gestión Electrónica de documentos Orfeo

16 septiembre Mesa de trabajo Proceso Liquidatorio Intervenidas de la Subdirección de Ordenamiento Urbanístico

28 septiembre Revisión y armonización del Proceso de Gestión Documental en las Instituciones Educativas

30 septiembre Capacitación Expurgo, Organización Documental e Intervención de Fondos Acumulados (Departamento Administrativo de Hacienda-Subdirección de Contaduría Pública)

OCTUBRE

01 octubre Reunión Equipo Técnico de Archivo (Apoyo al Comité Interno de Archivo de la Alcaldía)

07, 14, 28 octubre Reunión Comité de Gobierno en Linea

08 octubre Reunión Comité Interno de Archivo

15 octubre Mesa de Trabajo Automatización del Proceso de notificación de Infracciones a las normas de Tránsito (Secretaría de Transito y Transporte, Informática y Telemática)

21 octubre Participación V Encuentro de Gestión Documental (Teatro Materón - Palmira)

29 octubre Taller de Diagnóstico Institucional – Proceso de Empalme

30 octubre Recepción documentos GIRASOL EICE SA Liquidada

NOVIEMBRE

05 noviembre Reunión Equipo Técnico de Archivo (Apoyo al Comité Interno de Archivo de la Alcaldía)

09 noviembre Revisión Tabla de Retención Documental Secretaría de Transito y Transporte

11, 25 noviembre Reunión Comité de Gobierno en Linea

DICIEMBRE

03 diciembre Reunión Equipo Técnico de Archivo (Apoyo al Comité Interno de Archivo de la Alcaldía)

09 diciembre Reunión Comité de Gobierno en Linea

21 diciembre Capacitación Creación Tabla de Retención Documental (Secretaría Municipal para la Gestión del Riesgo de Emergencia y Desastre)

22 diciembre Capacitación en Gestión Documental (Subdirección de Talento Humano-Liquidaciones Laborales)