Por Ley esta función está a cargo de la autoridad cultural municipal/departamental. Entre sus responsabilidades más importantes se encuentran:

• Convocar a las reuniones ordinarias y extraordinarias (según el reglamento interno).
• Llevar el control de actas, lo que requiere contar con un archivo ordenado donde reposen el acto administrativo, comunicaciones y las actas de cada una de las reuniones ordinarias y extraordinarias del Consejo de Cultura.
• Tener el control de las reuniones, orden del día y uso de la palabra.
• Adelantar la logística necesaria que permita al Consejo de Cultura realizar adecuadamente sus reuniones ordinarias y extraordinarias.
• Permitir los desplazamientos de los consejeros radicados en zonas rurales/municipios, que permitan su participación en las reuniones y eventos del Consejo de Cultura.
• Presentar con la regularidad que establezca el Consejo de Cultura, los informes de gestión en planeación y ¬financieros que sean requeridos por los consejeros.
• Facilitar la capacitación y asistencia técnica permanente a los consejeros de cultura.
• Ser garante de la elección y efectiva participación del representante del Consejo de Cultura en el Consejo Territorial de Planeación.
• Liderar los procesos de creación, renovación o reactivación del Consejo de Cultura de su jurisdicción.
• Promover la articulación con los Consejos Municipales/Departamentales/ Nacionales.