Ante la proximidad de entrada en vigencia de las restricciones estipuladas en la Ley de Garantías, que operarán durante la vigencia 2014, la Administración Municipal de Santiago de Cali impone la necesidad de contar con el sistema presupuestal a disposición de los procesos de contratación pertinentes, a partir del 2 de enero de 2014.
Por tanto, se estableció desde la Dirección del Departamento Administrativo de Hacienda Municipal que la gestión del presupuesto de la vigencia 2013 se encuentre completamente concluida al 30 de diciembre del presenta año, sin excepción, en cumplimiento de la normatividad vigente.
De esta manera, y con el fin de establecer los plazos para los trámites presupuestales de contabilización y pago en el cierre fiscal de este 2013 en el Sistema de Gestión Financiero Territorial –SAP- se presentó el cronograma para la elaboración y recepción de documentos, entendiendo fechas límite para los procesos que culminen con pago a proveedores de bienes y servicios, antes del próximo 31 de diciembre.
En tal sentido, la recepción de cuentas en cada dependencia será hasta noviembre 20, recepción de cuentas en la Contaduría General del Municipio, hasta el 11 de diciembre, mientras que la recepción de cuentas en la Tesorería para recursos propios será hasta diciembre 16, mientras que las referentes a recursos de destinación específica se recibirán hasta el 20 de diciembre, fecha en la que también se recepcionarán las cuentas en la Fiducia.
Sobre los anticipos
Se estableció que las dependencias podrán generar los anticipos hasta noviembre 20 y los que no sean utilizados serán anulados el lunes 25 de noviembre. La información da cuenta que la fecha límite para la solicitud de Plan Anual de Caja – PAC - será el 20 de noviembre.
De igual manera, se precisó sobre la fecha límite para recibo de documentos para causación en 2013. Por ello las cuentas que se reciban con posterioridad a las fechas relacionadas con anterioridad, serán causadas y quedaran como cuentas por pagar al cierre de la vigencia 2013, para pago en 2014.
Estas cuentas, debidamente soportadas y legalizadas, serán recibidas hasta el 20 de diciembre de 2013 por la Contaduría General del Municipio, con el fin de realizar el cierre contable 2013.
Registro en Almacén
Es importante resaltar que toda cuenta que se reciba en la Contaduría General debe estar debidamente legalizada en el SGFT-SAP, es decir, se debe tener la respectiva entrada de Almacén, documento que no será posible elaborar una vez se culmine el periodo fiscal, para lo cual este procedimiento debe realizarse antes de las fechas definidas para pago.
También se especifica que de acuerdo con el Estatuto Orgánico de Presupuesto, está prohibido constituir reservas con operaciones que en realidad son cuentas por pagar (es decir, cuando ya se recibió el bien o servicio). En este sentido, el trámite de almacén debe estar debidamente documentado. De lo contrario, se configurará una reserva presupuestal, con las implicaciones disciplinarias que esto conlleva.
Proceso presupuestal
La circular de la Hacienda Pública precisa que para cualquier proceso, la fecha límite de solicitud de PAC en Tesorería es el día miércoles 20 de noviembre de 2013.
Así mismo, solo se permitirá la elaboración de CDP -Certificados de Disponibilidad Presupuestal- y RPC – Registros Presupuestales de Compromiso -, hasta el viernes 29 de noviembre, fecha en la cual se cerrará el aplicativo SAP para tal fin.
En cuanto a la conclusión de documentos presupuestales, se dijo que una vez realizado el cierre del aplicativo SAP, las dependencias de la Administración Central, con fecha límite hasta el viernes 20 de diciembre de 2013, deben concluir los saldos de CDP no comprometidos durante la vigencia 2013, excepto las disponibilidades presupuestales que cuenten con asignación de PAC y respalden el trámite de una licitación, concurso de méritos o cualquier otro proceso de selección de contratistas, los cuales en caso de perfeccionarse en 2014, afectaran el presupuesto de dicha vigencia.
Igualmente, los saldos de Registros Presupuestales de Compromiso –RPC- que las dependencias no vayan a utilizar, o que no cumplan con lo dispuesto en la Ley 819 de 2003 y en los conceptos de la Circular Externa No. 43 del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, se deben cancelar con fecha límite del viernes 20 de diciembre de 2013.
Cabe anotar –expresa el acto administrativo del Departamento de Hacienda Municipal- que “los saldos de compromisos por los cuales no se recibe el bien o servicio a diciembre 31 de 2013 y que la dependencia no cancele, constituyen reservas presupuestales. En este caso se debe aplicar estrictamente lo dispuesto en las normas enunciadas anteriormente y en la circular No. 031 de octubre 20 de 2011 de la Procuraduría General de la Nación.
Reservas, procesos licitatorios y cuentas por pagar.
Las dependencias del orden municipal deben reportar a la Subdirección de Finanzas Publicas mediante resolución motivada por el ordenador del gasto y en medio magnético -archivo en Excel- la siguiente información, hasta el viernes 13 de diciembre de 2013, para la elaboración del decreto de constitución de reservas presupuestales y procesos licitatorios.
“El no envío oportuno de esta información ocasionará incumplimiento ante la Contraloría General de Santiago de Cali, acarreando las sanciones previstas en la Ley”, sostiene la circular.
Así mismo, y en referencia al acto administrativo de cuentas por pagar, las dependencias de la Administración Central deben enviar a la Subdirección de Tesorería de Rentas el acto administrativo de constitución de cuentas por pagar del cierre de la vigencia 2013, hasta el viernes 3 de enero de 2014.
Se reiteró que el incumplimiento en la preparación y envío de esta información ocasionará que los compromisos respectivos queden sin el respaldo presupuestal requerido para la vigencia 2014 y el incumplimiento en la entrega de la información a la Contraloría General de Santiago de Cali, conllevará a sanciones establecidas en la ley.
Gustavo Sánchez
