El Comité de Archivo de la Alcaldía de Santiago de Cali, presidido por la secretaria general del Municipio, Ximena Hoyos lago, autorizó a la Dirección Jurídica de la Administración la eliminación del archivo inactivo que reposa en la dependencia ubicada en el noveno piso del Centro Administrativo Municipal (CAM).
La subdirectora técnica de la Dirección Jurídica, Diana Sandoval Aramburo, explicó que “el archivo inactivo es el que reúne documentos duplicados, cuyos originales reposan en otras dependencias. También incluye órdenes de fotocopias, hojas de ruta de asignación de procesos y demás documentos sin valor primario o secundario, que corresponden a los años comprendidos entre 1997 y 2007”.
De acuerdo con la funcionaria, el trabajo de selección se cumplió siguiendo los lineamientos del Archivo General del Municipio que, en cumplimiento de la política archivística nacional, velará por la debida organización de los archivos. “Los servidores públicos deben descongestionar sus puestos de trabajo y entregar al archivo el material que reposa en los escritorios, si este tiene valor archivístico”, explicó Sandoval Aramburo.
Para la Alcaldía, la eliminación del archivo inactivo en la Dirección Jurídica permitirá depurar y a la vez aliviar el peso del edificio. El material que será erradicado será entregado al programa ‘Empezando por Casa’, que hace parte del Plan de Gestión Integral de Residuos Sólidos (PGIRS) para su aprovechamiento.
“La Dirección Jurídica ha hecho grandes esfuerzos para organizar el archivo de la dependencia, teniendo en cuenta que se debe diferenciar el archivo inactivo de los fondos acumulados, que son los documentos que una entidad maneja a lo largo de su vida institucional y que se encuentran almacenados sin criterios archivísticos. Por eso, al identificarlos, organizarlos y ponerlos al servicio de la comunidad, estos archivos toman vida para las instituciones y el Estado en general”, anotó la subdirectora técnica de la Dirección Jurídica.
Por su parte, la secretaria general de Cali explicó que “el proceso de organización de los archivos en las instituciones, es un tema que requiere inversión, mucho apoyo y compromiso para avanzar”. Añadió que la responsabilidad no es solo de los archivistas, sino de los funcionarios que en el ejercicio de sus funciones producen documentos y, por ende, tienen responsabilidad de preservarlos.
La alta funcionaria sostuvo que en la Alcaldía de Santiago de Cali, el tema de archivos es gran importancia y a través del Archivo General se brinda permanente actualización y capacitación, para que el cumplimiento de la política nacional sea imperativo para todos los servidores públicos.
/ Claudia.salas@cali.gov.co
