1. INTRODUCCIÓN
Dando cumplimiento al artículo 21 de la Ley 594 de 2000, Ley General de Archivos, el artículo 15 de la Ley 1712 de 2014 y el Decreto Único Reglamentario 1080 de 2015, la Alcaldía de Santiago de Cali presenta el Programa de Gestión Documental acorde con los lineamientos del Archivo General de la Nación (AGN).
Para la elaboración del presente documento se tuvo como referente los aspectos metodológicos básicos planteados en el manual de implementación de un programa de gestión documental del AGN, y los procesos inherentes que componen la Gestión Documental, en las etapas de creación, mantenimiento, difusión y administración de documentos, independientemente del soporte y medio de registro y almacenamiento.
Con base en el diagnóstico realizado a la Gestión Documental de la Alcaldía de Santiago de Cali, se definen las directrices y lineamientos para la administración documental y los aspectos a fortalecer del Programa de Gestión Documental.
En la armonización del Programa de Gestión Documental con los sistemas Integrados de Gestión, la entidad tiene implementado el modelo de operación por procesos, el cual tiene definido el proceso de Gestión Documental dentro del Macroproceso de Apoyo de Gestión Tecnológica y de la Información.
2. OBJETIVOS
1. Organizar los fondos acumulados para recuperar la memoria institucional y salvaguardar el patrimonio documental que sirva a nuestras futuras generaciones.
2. Organizar los archivos de gestión con el fin de velar por la organización, consulta, conservación y custodia de los documentos basados en los principios contemplados en la Ley General de Archivos como son el de procedencia y orden original.
3. Establecer los criterios que deben seguirse para la organización de los archivos de gestión en la Alcaldía de Santiago de Cali para garantizar y optimizar el acceso a los documentos de archivo que reposan en la primera etapa del ciclo vital de los documentos a los usuarios internos y externos.
3. ALCANCE
El Programa de Gestión Documental aplica para todos los Archivos de Gestión, activos y semiactivos de la Alcaldía de Santiago de Cali, donde se busca la protección del Patrimonio Documental de la Administración.
4. PÚBLICO AL QUE ESTA DIRIGIDO
El Programa de Gestión Documental de la Alcaldía de Santiago de Cali, está dirigido a usuarios Internos conformados por los servidores públicos y contratistas al servicio de la Entidad, en sus diferentes niveles y externos conformados por las entidades estatales y la ciudadanía en general que requiera un servicio de la Entidad.
5. POLITICAS DEL PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL
En el marco del fortalecimiento del Proceso de Gestión Documental de la Administración Central del Municipio de Santiago de Cali, liderado por el Comité Interno de Archivo fueron elaboradas las Políticas del Proceso de Gestión Documental a fin de hacer operativa la aplicación del ejercicio archivístico en la entidad.
Nuestras Políticas fueron validadas por los Sistemas Integrados de Gestión y aprobadas por el Comité Coordinador de Control Interno en reunión del 23 de Septiembre de 2014.
5.1 POLITICAS DE OPERACIÓN
El Proceso de Gestión Documental como proceso transversal a toda la Administración Central del Municipio de Santiago de Cali establece por medio de la presente política una serie de conductas y actitudes en pro de garantizar el efectivo desarrollo de la función archivística en la Administración Central del Municipio de Santiago de Cali.
- Los documentos de archivo de la Administración Central del Municipio de Santiago de Cali no deberán empastarse y se deberá cumplir con los procedimientos de conservación de los documentos.
- Las transferencias documentales al archivo central e histórico se harán atendiendo el cronograma establecido anualmente
- Las tablas de retención documental se ajustaran cuando se presente reestructuraciones administrativas o cambios de normatividad.
- Los documentos de archivo se digitalizaran cuando cumplen los siguientes pasos: Clasificación, Valoración, Depuración, Organización, Descripción, Foliación.
- Los servidores públicos y contratistas de la Administración Central Municipal deben, en aras de la conservación de los documentos de archivo, aplicar la Tabla de Retención Documental (TRD) y la Tabla de Valoración Documental (TVD).
- Los documentos de archivo de la Administración Central del Municipio de Santiago de Cali, en el ciclo vital del documento, en las estanterías, archivadores y rodantes, se organizarán en cajas de abajo hacia arriba y de izquierda a derecha.
Los documentos de archivo de la Administración Central del Municipio de Santiago de Cali deben ceñirse a las directrices impartidas por el Proceso de Gestión Documental.
- Los documentos que se recepcionan o producen en la entidad se deben registrar en el Sistema de Gestión Documental y digitalizarse en su totalidad.
- La gestión y trámite de los documentos se iniciará con los soportes digitalizados, sin requerir el físico.
- La consulta de documentos de archivo se debe realizar en los respectivos archivos de gestión, archivo central e histórico de la Administración Central del Municipio de Santiago de Cali.
- Los encargados de los archivos deben coordinar la limpieza, fumigación, desinsectación y desratización según el cronograma e instructivo de limpieza.
- Es responsabilidad de la Dirección de Desarrollo Administrativo suministrar los elementos de bioseguridad y las vacunas correspondientes al personal que labora en las áreas de archivo.
- Los documentos electrónicos de archivo deben contar con su respectiva Metadata e índice electrónico certificado.
- Los servidores públicos y contratistas son responsables de entregar al archivo de gestión los documentos como lo establece el instructivo de organización de archivos
- Los documentos de archivo deben llevar firma, en caso contrario no tendrán validez, aunque se encuentren registrados en el Sistema de Gestión Documental o glosados en el expediente.
- El ordenador del gasto de cada dependencia debe velar por la conservación de los documentos y las condiciones de las áreas de archivo.
- Los servidores públicos y contratistas deben hacer uso y aplicación del sistema de gestión documental y cumplir sus lineamientos.
- Los responsables de archivo deben socializar la información generada por el proceso de gestión documental y allegar evidencia de la misma.
- Para la generación de guías documentos manuales e instructivos de la entidad es necesario atemperarse a los lineamientos de la norma fundamental.
6. REQUERIMIENTOS PARA EL DESARROLLO DEL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
6.1 NORMATIVOS
Teniendo en cuenta la normatividad legal sobre la gestión documental, los procesos y procedimientos y políticas de calidad, la Alcaldía cuenta con un normograma institucional publicado en la página web que contiene las normas de carácter constitucional y legal que rigen los Macroprocesos, Procesos y Subprocesos del Modelo de Operación por Procesos respondiendo al principio de la Autorregulación del Modelo Estándar de Control Interno MECI, a la Estrategia de Gobierno en Línea y al Plan Anticorrupción y de atención al ciudadano. Las normas que afectan o impactan la función archivística se encuentran en el anexo 9.5 del presente documento.
6.2 ECONÓMICOS
Para el desarrollo del Programa de Gestión Documental que lidera la oficina de archivo de la Secretaria General, la Alcaldía de Santiago de Cali ha dispuesto los recursos para la vigencia 2016 en el Presupuesto General del Municipio de Santiago de Cali en cuatro (4) rubros presupuestales para su implementación, operatividad y mejora como se presenta en el anexo 9.4 del presente documento.
6.3 ADMINISTRATIVOS
El Programa de Gestión Documental se encuentra liderado por la Secretaria General a través de la oficina de archivo, el cual está conformado por un equipo interdisciplinario con competencias laborales y conocimiento en gestión documental, procesos de digitalización, sistemas, evaluación y planeación, apoyo técnico y jurídico.
A continuación se presenta la Matriz RACI del proceso de gestión documental con sus respectivos insumos:
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Profesional Especializado (PE) |
|
Profesional Universitario (PU) |
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Auxiliares Administrativos (AA) |
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Contratistas (C) |
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Comité Interno de Archivo (CIA) |
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Equipo Técnico de Archivo (ETA) |
|
Secretario General (SG) |
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Oficina Asesora de Telemática e Informática (TICS) |
|
Oficina de Atención al Ciudadano (OAC) |
|
Dirección de Control Interno (DCI) |
|
MATRIZ DE RESPONSABILIDADES RACI |
||||||||||
|
ACTIVIDADES / PERSONAL |
CORTO PLAZO (2016 -2017) |
|||||||||
|
PE |
PU |
AA |
C |
CIA |
ETA |
SG |
TICS |
OAC |
DCI |
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Programa de Gestión Documental |
X |
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|
Administración de la Correspondencia Generada y Recibida |
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|
|
|
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|
X |
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|
Elaboración y Actualización de documentos de Gestión Documental |
X |
|
|
|
|
|
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|
|
|
Organización de Fondos Acumulados |
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|
X |
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|
Tablas de Retención Documental |
X |
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|
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Tablas de Valoración Documental |
X |
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|
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Organización de Archivos de Gestión |
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X |
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Sistema Integrado de Conservación Documental |
X |
|
|
X |
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|
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|
Elaboración de formatos e instructivos |
X |
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|
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|
Programas Específicos del Programa de Gestión Documental |
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Capacitaciones en Gestión Documental |
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X |
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X |
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Elaboración Instrumentos Archivísticos |
X |
|
|
X |
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|
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|
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Sistema de Gestión de Documental ORFEO |
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X |
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Mediciones Archivisticas |
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X |
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|
Eficiencia Administrativa y Cero Papel |
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|
|
X |
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|
Aplicación del Programa de Gestión Documental desde el Puesto de Trabajo |
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|
|
X |
|
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|
Apoyo administrativo en la oficina de Archivo |
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|
X |
X |
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Compras de dotación e insumos archivísticos |
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X |
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Custodia de archivos |
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X |
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Encuestas archivística de evaluación de los archivos de gestión |
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X |
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Articulación del Programa de Gestión Documental |
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X |
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Aprobación de políticas, formatos, instructivos e instrumentos archivísticos |
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X |
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Control de Legalidad de Actos Administrativos |
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X |
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Numeración y publicación de Decretos |
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X |
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|
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|
Auditorías al Proceso de Gestión Documental |
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|
|
X |
6.4 TECNOLÓGICOS
La Alcaldía de Santiago de Cali, cuenta con la infraestructura tecnológica necesaria para la administración de la documentación producida y recibida por la entidad, desde su origen hasta su destino final, con el fin de facilitar su producción, gestión y trámite, consulta y conservación, la cual está administrada por la Oficina Asesora de Informática y Telemática adscrita a la Secretaria General.
Entre las herramientas tecnológicas con que cuenta la entidad se encuentran las siguientes:
Servidores: La oficina asesora de Informática y Telemática administra los Servidores que permiten alojar sistemas de información, el directorio activo de la Administración (Usuarios de red y contraseñas), administración de impresoras de red, bases de datos, backups de información, entre otros.
- Computadores de Escritorio y Portátiles: La oficina asesora de Informática y Telemática tiene a su cargo el soporte técnico de los equipos de cómputo, distribuidos en las diferentes dependencias de la Administración Municipal.
- Impresoras: La oficina asesora de Informática y Telemática tiene a su cargo el soporte técnico de las impresoras distribuidas en las diferentes dependencias de la entidad.
- Internet: La oficina asesora de Informática y Telemática tiene a su cargo la administración, soporte técnico y mantenimiento de la conectividad de internet al interior del Centro Administrativo Municipal.
- Intranet: La oficina asesora de Informática y Telemática tiene a su cargo manejo de la administración del acceso, conectividad, claves de usuarios y arquitectura de la intranet.
- Sistema de Gestión Documental ORFEO: La oficina asesora Informática y Telemática administra la creación de cuentas, el acceso, traslados de usuarios y políticas del sistema.
Mediante Decreto 0654 de 2011 la entidad adopta como herramienta institucional el Sistema de Gestión Documental ORFEO el cual cumple con los requerimientos funcionales y es el instrumento de control y consulta de los trámites y peticiones de usuarios internos y externos de todas las dependencias de la entidad.
De igual forma se cuenta con las políticas de seguridad de los sistemas de información de la administración central del municipio de Santiago de Cali y el manual del proceso de administración de tecnologías de la información aprobado y validado por los sistemas integrados de gestión.
6.5 GESTIÓN DEL CAMBIO
Actualmente la Administración Municipal tiene identificado mediante el inventario Macroprocesos, procesos y subprocesos del Modelo de Operación por Procesos (MOP) las actividades que se desarrollan al interior de la entidad y el cual sirve como insumo para identificar cuales procedimientos pueden ser susceptibles de automatizar o virtualizar encaminados a lograr una reducción ordenada y sistemática en el uso del papel mediante la sustitución por medios electrónicos dentro del marco de la iniciativa de Eficiencia Administrativa y Cero Papel para dar cumplimiento a la Directiva Presidencial 04 de 2012.
Desde el Programa de Gestión Documental se desarrollan actividades de capacitación en Eficiencia Administrativa y Cero Papel para socializar y concientizar a los servidores públicos y contratistas del uso de las herramientas tecnológicas disponibles y de las actividades enfocadas en la reducción del uso del papel que afectan la función archivística.
De igual forma, dentro de las actividades del comité de Gobierno en Línea Territorial (GELT) de la entidad, analiza y prioriza cuales tramites y procedimientos tienen mayor impacto con respecto al ciudadano se pueden prestar de manera virtual o en Línea a través de la página web de la entidad.
Para lograr una gestión del cambio en la aplicación del Programa de gestión documental se deben realizar las siguientes actividades:
- Articular el Plan Institucional de Capacitación con las capacitaciones en Gestión Documental.
- Implementar las autoevaluaciones anuales de la función Archivística (AFA) en las dependencias para determinar el grado de aplicación de los procesos archivísticos.
- Desarrollar y profundizar las actividades de Eficiencia Administrativa y Cero Papel.
- Desarrollar actividades de Aplicación del Programa de Gestión Documental desde el Puesto de Trabajo.
- Dar capacitaciones sobre la resistencia al cambio.
7. LINEAMIENTOS PARA LOS PROCESOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL
La oficina de archivo de la Secretaria General, mediante la implementación, seguimiento y mejora del Programa de Gestión Documental, desarrolla los procesos de la gestión documental acorde con el Decreto Único Reglamentario 1080 de 2015 en su artículo 2.8.2.5.9 el cual tiene definido la Planeación, Producción, Gestión y Trámite, Organización, Transferencia, Disposición de Documentos, Preservación a Largo Plazo y Valoración, los cuales están armonizados al Sistema Integrado de Gestión de la entidad, a través del Proceso de Gestión documental, establecido en el Modelo de Operación por Procesos de la Entidad.
7.1 PLANEACIÓN
La planeación documental de la Alcaldía de Santiago de Cali está sujeta a las directrices expedidas por el comité Interno de Archivo que preside la política archivística en la entidad bajo la orientación y asesoría de la oficina de archivo para la creación y diseño de documentos, control de la producción documental mediante las tablas de retención documental y los demás instrumentos archivísticos.
Con el propósito de orientar las actividades en el proceso de la gestión documental se presenta la siguiente tabla:
|
ASPECTO / CRITERIO |
DESCRIPCIÓN |
TIPO DE REQUERIMIENTO |
|||
|
A |
L |
F |
T |
||
|
ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL |
El proceso de gestión documental hace parte del Macroproceso de Apoyo y del Proceso de Gestión Tecnológica dentro del Modelo de Operación por Procesos como eje transversal a la Administración y en la estructura orgánica funcional hace parte de la Secretaria General. |
X |
X |
X |
|
|
Dando cumplimiento al Decreto 1080 de 2015 sobre los instrumentos archivísticos, se encuentran validadas las Tablas de Retención Documental, Inventarios Documentales, mapa de procesos, flujos documentales y las funciones administrativas dentro del manual de funciones. |
X |
X |
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|
|
|
Por disposición legal existe el Comité Interno de Archivo que expide las directrices y lineamientos de la función archivística en la entidad. |
X |
X |
X |
X |
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|
Dentro de las actividades estratégicas de planeación documental se encuentra operando el Equipo Técnico de Archivo (ETA) conformado por delegados de todas las dependencias donde se socializan las políticas en materia de gestión documental adoptadas por la entidad. |
X |
|
X |
X |
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|
Las políticas de seguridad de la información están aprobadas y validadas por el Sistema Integrado de Gestión. |
X |
X |
|
X |
|
|
Las políticas de protección de datos personales están aprobadas y validadas por el Sistema Integrado de Gestión. |
X |
X |
X |
X |
|
|
Las Políticas del Proceso de Gestión Documental están aprobadas y validadas. |
X |
X |
X |
X |
|
|
Las políticas de uso y operación del Sistemas Orfeo están validadas y aprobadas. |
X |
X |
X |
X |
|
|
DIRECTRICES PARA LA CREACIÓN Y DISEÑO DE DOCUMENTOS |
Los formatos documentales que se utilizan en la entidad están avalados por el Sistema Integrado de Gestión. |
X |
X |
X |
|
|
La Alcaldía tiene validado y aprobado el Mapa de Procesos con sus flujos documentales y la descripción de las funciones de las unidades administrativas con el fin de controlar la producción y elaboración de documentos. |
X |
X |
X |
|
|
|
Los tipos de información que maneja la entidad son los Documentos de Archivo (físicos y electrónicos), Archivos institucionales (físicos y electrónicos), herramientas de trabajo colaborativo, Sistemas de Administración de Documentos, Sistemas de Mensajería Electrónica (Spark), Portal e Intranet, Disco duros, servidores, discos o medios portables, cintas o medios, de video y audio (análogo o digital), Cintas y medios de soporte (backups o contingencia) con sus respectivas políticas de operación y uso. |
X |
|
X |
X |
|
|
SISTEMAS DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRONICOS |
El Sistema de Gestión documental ORFEO es la herramienta institucional en la entidad para la administración de los documentos generados y recibidos adoptada mediante Decreto Municipal 0654 de 2011. |
X |
x |
X |
X |
|
El Sistema de Gestión Documental cuenta con estándares de la norma ISO 15489 sobre las buenas prácticas de gestión documental y la ISO 31000 sobre la Gestión del Riesgo. |
X |
|
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X |
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|
Las actividades del Programa de Reprografía (digitalización) se realizan con los estándares de indexación, seguridad del formato y control de calidad de las imágenes cumpliendo con las directrices del Archivo General de la Nación contenidos en la Circular Externa 05 del 2012. |
X |
X |
X |
X |
|
|
MECANISMOS DE AUTENTICACIÓN |
La entidad cuenta con la firma mecánica para los servidores públicos que tienen la capacidad de firmar documentos mediante el previo ingreso de usuario y clave al sistema de gestión documental Orfeo. |
X |
X |
X |
X |
|
Se busca implementar la firma mecánica obligatoria para los documentos internos de la entidad con el fin de fortalecer la política Cero Papel. |
X |
X |
X |
X |
|
|
Las condiciones de acceso al sistema Orfeo se encuentra dentro de las políticas de operación del Sistema de Gestión Orfeo. |
X |
|
X |
X |
|
NOTA: A: Administrativo; L: Legal; F: Funcional; T: Tecnológico
Entre los aspectos a fortalecer en el proceso de la planeación documental se encuentran las siguientes actividades:
- Desarrollar el Plan Institucional de Archivos (PINAR).
- Elaborar la Tabla de Valoración Documental – TVD.
- Elaborar las Tablas de Control de acceso para el establecimiento de categorías adecuadas de derechos y restricciones de acceso y seguridad aplicables a los documentos.
- Formular e Implementar el Sistema Integrado de Conservación – SIC.
- Fortalecer los metadatos en su estructura y contenido que deben tener los documentos electrónicos de archivo.
7.2 PRODUCCIÓN
Es el conjunto de actividades tendientes a normalizar la producción y recepción de los documentos en ejercicio de las funciones institucionales. Comprende los aspectos de origen, creación y diseño de formatos y documentos, conforme a las funciones de cada dependencia.
La producción documental en la entidad se realiza con las siguientes directrices:
|
ASPECTO / CRITERIO |
DESCRIPCIÓN |
TIPO DE REQUERIMIENTO |
|||
|
A |
L |
F |
T |
||
|
ESTRUCTURA DE LOS DOCUMENTOS |
El Comité Interno de Archivo expide directrices y lineamientos en la producción documental en los distintos modelos de documentos (Márgenes, tamaño y tipo de letra, ubicación de escudo, pie de página, documentos en tamaño carta y oficio). |
X |
X |
X |
|
|
La Norma Fundamental de la entidad define las directrices para la elaboración de documentos como manuales, guías, instructivos y catálogos. |
X |
|
X |
X |
|
|
El manual de Identidad Visual es la guía para tener una identidad visual en la entidad. |
X |
|
X |
|
|
|
FORMAS DE PRODUCCIÓN |
La producción documental de la Entidad se da, conforme a los formatos y otras tipologías documentales reguladas en los manuales de procesos y procedimientos normalizados en el Sistema Integrado de Gestión mediante el control de documentos y registros del sistema de gestión de calidad y el instructivo de organización de archivos de gestión. |
X |
|
X |
|
|
El instructivo de actas y listados de asistencia están disponibles en la intranet. |
X |
|
X |
|
|
|
Las plantillas de documentos y registros con los modelos documentales están disponibles en la intranet. |
X |
|
X |
|
|
|
La codificación y versiones de documentos es parte integral del Sistema Integrado de Gestión. |
X |
|
X |
|
|
|
AREA COMPETENTE PARA EL TRAMITE |
La Entidad lleva el control unificado del registro y radicación de los documentos físicos y electrónicos tramitados por la entidad, independientemente de los medios y canales disponibles por medio del sistema Orfeo, administrado por la oficina asesora de telemática. |
X |
|
|
X |
|
Las planillas de registros para la recepción de los documentos están avaladas y aprobadas por el Sistema Integrado de Gestión. |
X |
|
X |
|
|
|
La entidad cuenta con el comité de Gobierno en Línea Territorial (GELT) que evalúa que tramites o procedimientos se pueden prestar en línea acorde con las Políticas de Eficiencia Administrativa y Cero Papel. |
|
X |
X |
X |
|
NOTA: A: Administrativo; L: Legal; F: Funcional; T: Tecnológico
7.3 GESTIÓN Y TRÁMITE
Es el conjunto de actividades necesarias para el registro, direccionamiento, distribución, descripción, disponibilidad, recuperación, acceso, control y seguimiento a los trámites que surten los documentos de la Entidad, hasta la resolución de los asuntos. Este proceso se encuentra normalizado mediante manuales, formatos y procedimientos propios de cada proceso y se da conforme a los siguientes directrices:
|
ASPECTO / CRITERIO |
DESCRIPCIÓN |
TIPO DE REQUERIMIENTO |
|||
|
A |
L |
F |
T |
||
|
REGISTRO DE DOCUMENTOS |
El registro de los documentos internos se realiza en el Sistema de Gestión Documental Orfeo a través de una cuenta de Usuario. |
X |
|
X |
X |
|
Los documentos externos se registran en el sistema Orfeo y se direccionan a las diferentes dependencias través de la oficina de atención al ciudadano. |
X |
|
X |
X |
|
|
DISTRIBUCIÓN |
La entidad viene avanzando en la implementación de los Centros de Documentación y Correspondencia con el fin de mejorar la gestión documental y dar cumplimiento a las políticas de Orfeo y al Acuerdo 060 de 2001 del AGN. |
X |
|
X |
X |
|
ACCESO Y CONSULTA |
La Entidad lleva el control unificado del registro y radicación de los documentos físicos y electrónicos tramitados por la entidad, independientemente de los medios y canales disponibles por medio del sistema Orfeo, administrado por la oficina asesora de telemática. |
X |
|
|
X |
|
La Alcaldía facilita el acceso y consulta del documento en trámite en su estado a través de la página web con el número de radicado expedido por el Sistema Orfeo. |
X |
X |
|
X |
|
|
Esta implementado el sistema de alertas de mensaje de texto al celular o correo electrónico al ciudadano con respecto a un trámite realizado. |
X |
|
|
X |
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|
La entidad tiene identificadas las series y subseries documentales sujetas a habeas data o protección de datos personales con sus respectivas políticas de protección de datos. |
X |
X |
X |
|
|
|
Está pendiente la formulación y elaboración de las tablas de acceso y control de Seguridad aplicables a los documentos. |
X |
X |
|
|
|
|
CONTROL Y SEGUIMIENTO |
La entidad asegura que los requerimientos administrativos y legales se cumplan de manera oportuna a través del procedimiento atención al usuario caracterizado en el modelo de operación por procesos (MOP). |
X |
X |
|
|
|
El Sistema de Gestión Documental ORFEO establece la trazabilidad documental para hacer seguimiento y consulta del trámite o petición. |
X |
|
X |
X |
|
NOTA: A: Administrativo; L: Legal; F: Funcional; T: Tecnológico
7.4 ORGANIZACIÓN
Es el conjunto de acciones orientadas a la Clasificación, Ordenación y Descripción de los documentos de una institución, como parte integral de los procesos archivísticos dentro de los cuales se encuentran:
|
ASPECTO / CRITERIO |
DESCRIPCIÓN |
TIPO DE REQUERIMIENTO |
|||
|
A |
L |
F |
T |
||
|
CLASIFICACIÓN |
La oficina de archivo en coordinación con los delegados del Equipo Técnico de Archivo (ETA) de las dependencias está encargada de la elaboración, actualización y presentación de los cuadros de Clasificación documental (CCD) y las Tablas de Retención Documental (TRD). |
X |
|
X |
|
|
Los funcionarios responsables de la administración de los Archivos de Gestión y productores de los documentos en todas las dependencias, clasifican los documentos generados, manteniendo su relación con el trámite y proceso que los originó conforme con la Tabla de Retención Documental. |
X |
|
X |
|
|
|
En el Sistema de Gestión Documental ORFEO se encuentran inmersas las Tablas de Retención Documental para facilitar el acceso y consulta del documento. |
X |
|
X |
X |
|
|
ORDENACIÓN |
La ordenación documental se basa en la tipificación de documentos en series y subseries documentales contenidas en las Tablas de Retención Documental vigentes. |
X |
|
X |
|
|
Los responsables de los archivos controlan que los documentos que conforman los expedientes respeten los principios básicos en la organización de los archivos de gestión, principio de procedencia y orden original. |
X |
|
X |
|
|
|
DESCRIPCIÓN |
El Comité Interno de Archivo bajo la asesoría y orientación de la oficina de Archivo normaliza la descripción documental conforme con los instrumentos archivísticos y formatos establecidos. |
X |
X |
X |
|
|
Se cuenta con el formato Descriptor de Archivos (MAGT04.18.P01.F13) avalado por el Sistema Integrado de Gestión. |
X |
|
X |
|
|
NOTA: A: Administrativo; L: Legal; F: Funcional; T: Tecnológico
7.5 TRANSFERENCIA
Es el conjunto de operaciones adoptadas por la entidad, para transferir los documentos durante las fases de Archivo, teniendo en cuenta las siguientes directrices:
|
ASPECTO / CRITERIO |
DESCRIPCIÓN |
TIPO DE REQUERIMIENTO |
|||
|
A |
L |
F |
T |
||
|
PREPARACIÓN DE LA TRANSFERENCIA |
Por disposiciones del Comité Interno de Archivo y la oficina de archivo se han establecidos políticas y directrices para realizar una transferencia documental de carácter primario o secundario. |
X |
|
X |
|
|
VALIDACIÓN DE LA TRANSFERENCIA |
Los documentos de archivo sujetos a transferencias primarias deben cumplir con el tiempo de la Tabla de Retención Documental estipulado y deben estar debidamente organizados, depurados y foliados con su respectiva relación el Formato Único de Inventario Documental (FUID) evitando trasladar copias y duplicados de documentos originales, catálogos comerciales y documentos con elementos metálicos. |
X |
|
X |
|
|
Para los documentos que adquieren valores secundarios se deben transferir al Archivo Histórico de Cali con previa evaluación y autorización del comité interno de archivo. |
X |
|
X |
|
|
|
METADATOS |
La Alcaldía debe fortalecer la implementación de los metadatos de los documentos bajo la orientación de la Asesoría de Informática y Telemática de la Secretaria General. |
X |
|
|
X |
NOTA: A: Administrativo; L: Legal; F: Funcional; T: Tecnológico
Entre los aspectos a fortalecer en el proceso de transferencia documental se encuentran las siguientes actividades:
- Elaborar los lineamientos y políticas para el sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo SGDEA, de acuerdo a las directrices establecidas por el AGN para la transferencia de documentos electrónicos de archivo de forma que se asegure su integridad, autenticidad, preservación y consulta a largo plazo.
- Formular e implementar los métodos y la aplicación de técnicas de migración, refreshing, emulación o conversión bajo la orientación de la Asesoría de Informática y Telemática de la Secretaria General.
- Fortalecer la implementación de los metadatos de los documentos bajo la orientación de la Asesoría de Informática y Telemática de la Secretaria General.
7.6 DISPOSICIÓN DE DOCUMENTOS
Es la selección de los documentos en cualquier etapa del archivo, con miras a su conservación temporal, permanente o a su eliminación de acuerdo con lo establecido en las tablas de retención documental o en las tablas de valoración documental.
El proceso está normalizado por las disposiciones del Comité Interno de Archivo y normas legales.
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ASPECTO / CRITERIO |
DESCRIPCIÓN |
TIPO DE REQUERIMIENTO |
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DIRECTRICES GENERALES |
La disposición final de los documentos de la entidad está definida en las tablas de retención documental aprobadas por el Comité Interno de Archivo acorde con la normatividad legal vigente. |
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El tiempo de retención de los documentos obedece a un análisis de vida documental atendiendo requerimientos administrativos, técnicos y legales de las series y subseries documentales contenidas en la tabla de retención documental. |
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CONSERVACIÓN TOTAL, SELECCIÓN, MICROFILMACIÓN y/o DIGITALIZACIÓN |
Los documentos de conservación total definidos por Tabla de Retención Documental una vez cumplan con el tiempo en el Archivo Central se realizara la transferencia al Archivo Histórico acorde con el procedimiento establecido. |
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Los documentos que están sujetos a selección por Tabla de Retención Documental se seleccionan acorde a un porcentaje, aleatoriamente o muestreo para conservar como testimonio para la cultura, la ciencia y la historia. |
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La oficina de archivo cuenta con la sala de digitalización que cumple con estándares de calidad en la captura de imágenes, indexación y control de calidad para facilitar el acceso y consulta de los documentos digitalizados cumpliendo con los requisitos de autenticidad, confiabilidad, integridad, disponibilidad y captura de la información. |
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X |
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Se cuenta con el procedimiento de digitalización de documentos para las series documentales de alta consulta, procedimiento de recibo y entrega, condiciones en que deben estar los expedientes de archivo. |
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ELIMINACIÓN |
El Comité Interno de Archivo tiene establecido el procedimiento para realizar una eliminación documental acorde con el Acuerdo No.004 de 2013 art. 15 del Archivo General de la Nación. |
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Se debe solicitar mediante petición escrita dirigida al Presidente del Comité Interno de Archivo la solicitud de eliminación documental previo cumplimiento de los tiempos estipulados en la tabla de retención documental, anexando una muestra documental y realizar la sustentación ante el comité, donde se publicara en la página Web el inventario de los documentos a eliminar por un periodo de 30 días, para que los ciudadanos puedan enviar observaciones sobre el proceso de eliminación. Vencido el periodo de publicación en la web, el Comité Interno de Archivo contara con 60 días para revisar las observaciones realizadas por los ciudadanos al proceso, si estas observaciones no son válidas, se autorizará la solicitud de eliminación de los documentos. Si por el contrario las observaciones del ciudadano son válidas, el Comité Interno de Archivo suspenderá el proceso de eliminación y ampliara el plazo de retención de los documentos en la tabla de retención documental. En caso de que los documentos a eliminar pertenezcan a un Fondo Acumulado y no exista Tabla de Valoración Documental, se dejara constancia de ello en el acta que autoriza la eliminación de estos documentos. Una vez el Comité Interno de Archivo eleve el acta de eliminación, se podrá proceder a eliminar los documentos mediante el procedimiento de picado automático o manual si fuere el caso. En ningún caso la destrucción de los documentos se hará por incineración. Cuando se autoriza la eliminación, los documentos se trasladan a la oficina de archivo para su destrucción que debe ser realizada por un funcionario de la dependencia que le pertenece los documentos. Cuando se eliminan los documentos se almacenan en bolsas negras para ser enviadas al programa de gestión integral de residuos sólidos (PGIRs) de la entidad. |
X |
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X |
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NOTA: A: Administrativo; L: Legal; F: Funcional; T: Tecnológico
Entre los aspectos a fortalecer en el proceso de transferencia documental se encuentran las siguientes actividades:
- Elaborar e implementar el Plan de Preservación Digital a Largo Plazo para los documentos digitales por parte de la Oficina Asesora de Informática y Telemática.
7.7 PRESERVACIÓN A LARGO PLAZO
Acciones definidas por la Entidad, para garantizar la preservación en el tiempo de los documentos durante su gestión, independientemente de su medio y forma de registro o almacenamiento, definido bajo las siguientes directrices.
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ASPECTO / CRITERIO |
DESCRIPCIÓN |
TIPO DE REQUERIMIENTO |
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A |
L |
F |
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SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN |
La seguridad de la información está bajo las directrices de la Oficina Asesora de Informática y Telemática y se encuentran contenidas en las políticas de Seguridad de los sistemas de información que la componen: las Políticas Generales de Seguridad de los Sistemas de Información, Política de Seguridad Informática y la Política de Seguridad de la Información. |
X |
X |
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El Manual del Proceso de Administración de Tecnologías de la Información Versión 1, están contenidas las políticas de operación TIC en los aspectos de la seguridad de la información por parte del servidor público. |
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Los aspectos de seguridad de la información del Sistema de Gestión Documental ORFEO por parte del servidor público, están en las políticas de operación del Sistema ORFEO. |
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nbsp; |
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REQUISITOS PARA LA PRESERVACIÓN Y CONSERVACIÓN DE LOS DOCUMENTOS ELECTRONICOS DE ARCHIVO |
La preservación y conservación de los documentos electrónicos de archivo están basadas en los estándares de la norma ISO 15489 sobre las buenas prácticas de gestión documental y la ISO 31000 sobre la Gestión del Riesgo incorporados en el Sistema de Gestión Documental ORFEO. |
X |
X |
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X |
NOTA: A: Administrativo; L: Legal; F: Funcional; T: Tecnológico
Entre los aspectos a fortalecer en el proceso de preservación a largo plazo se encuentran las siguientes actividades:
- Formular e implementar el Sistema Integrado de Conservación (SIC) para documentos físicos y electrónicos.
- Formular y documentar las técnicas de conversión, migración aplicable al Sistema de Gestión Documental ORFEO y demás sistemas integrales de la Información por parte de la Oficina Asesora de Informática y Telemática.
- Desarrollar las condiciones de seguridad informática de los metadatos para asegurar su almacenamiento a largo plazo.
7.8 VALORACIÓN
Los criterios de valoración documental de la entidad, están basados en el cumplimiento de las normas establecidas, el análisis y valoración de la documentación, en relación con sus valores primarios y secundarios, determinando si tienen importancia para la historia, la ciencia y la cultura.
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ASPECTO / CRITERIO |
DESCRIPCIÓN |
TIPO DE REQUERIMIENTO |
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A |
L |
F |
T |
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DIRECTRICES GENERALES |
Los criterios de valoración documental de la entidad están basados en la experiencia de los productores de los documentos, en el cumplimiento de las normas y procedimientos establecidos en el análisis de la documentación en relación con sus valores primarios y secundarios con el aval del Comité Interno de Archivo. |
X |
X |
X |
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las Tablas de Retención Documental como instrumento archivístico que contienen las series y subseries documentales atendiendo las funciones de la entidad por sus diferentes reparticiones administrativas donde se establecen los tiempos de retención de los documentos y su disposición final en el ciclo vital del documento. |
X |
X |
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Los documentos que adquieren valores secundarios (valores históricos) se transfieren para su custodia al Archivo Histórico de Cali. |
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X |
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NOTA: A: Administrativo; L: Legal; F: Funcional; T: Tecnológico
Entre los aspectos a fortalecer en el proceso de Valoración documental se encuentran las siguientes actividades:
- Elaborar las Tablas de Valoración Documental.
- Definir los valores primarios y secundarios de los documentos electrónicos en el Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo – SGDEA
- Realizar análisis estadísticos de los volúmenes de consulta de las distintas series documentales de las dependencias que le permitan a la entidad, tener mayores criterios en el momento de determinar la disposición final de sus documentos.
8. PROGRAMAS ESPECIFICOS
La Alcaldía de Santiago de Cali a través de la Oficina de Archivo de la Secretaria General implementará los siguientes programas específicos de Gestión Documental.
8.1 PROGRAMA DE NORMALIZACIÓN DE FORMAS Y FORMULARIOS ELECTRONICOS
Los instrumentos para el diseño, elaboración e implementación de las formas, formatos y formularios electrónicos de la entidad están basados en la diplomática documental cumpliendo con las características y requisitos de contenido, forma documental y vínculo archivístico definidos e implementados en el Modelo de Operación por Procesos y el Sistema Integrado de Gestión con sus respectivos documentos y registros.
Dentro del marco del Programa de Gestión Documental, la normalización documental está definida mediante los siguientes instrumentos:
- La estandarización de los procesos archivísticos mediante su caracterización
- Las Tablas de Retención Documental vigentes publicadas en la intranet
- El Mapa de procesos y flujos documentales
- Cuadro de clasificación Documental
- El Formato Único de Inventario Documental (FUID) del Archivo General de la Nación adoptado por la Alcaldía de Santiago de Cali.
- Actas y Listados de Asistencia
- Los documentos y registros del Proceso de Gestión Documental.
Actividades a Realizar:
1. Desarrollar y normalizar las Series y subseries de los documentos electrónicos e
Incorporarlos en las Tablas de Retención Documental.
2. Desarrollar y normalizar las formas, estándares y condiciones de control y acceso de los documentos físicos y electrónicos que están sujetos a restricción por protección de datos personales.
3. Realizar el registro único de series documentales establecidos en el Decreto 1080 de 2015 y el Acuerdo AGN No. 004 de 2013.
8.2 PROGRAMA DE DOCUMENTOS VITALES
Objetivo del Programa: Definir los lineamientos y directrices para identificar, proteger y conservar los documentos que contienen información vital para que la entidad continúe desarrollando sus funciones misionales durante y después de un desastre, originado por efectos físicos, biológicos o humanos.
Actividades a Realizar:
- Identificar los documentos vitales y esenciales de la Alcaldía de Santiago de Cali.
- Elaborar el inventario de documentos vitales de la Entidad.
- Establecer métodos de protección, recuperación, almacenamiento, aseguramiento y preservación para los Documentos Vitales.
- Elaborar el cronograma de implementación del Programa de Documentos Vitales
8.3 PROGRAMA DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS
Objetivo del Programa: Definir los lineamientos y directrices para garantizar la autenticidad, integridad, inalterabilidad, fiabilidad, disponibilidad, seguridad y conservación de los documentos electrónicos durante su ciclo de vida documental soportado en el uso de herramientas tecnológicas.
Actividades a Realizar:
1. Realizar diagnóstico de la situación actual de los documentos electrónicos en la Entidad.
2. Formular e implementar los métodos y la aplicación de técnicas de migración, refreshing, emulación o conversión bajo la orientación de la Asesoría de Informática y Telemática de la Secretaria General.
3. Elaborar e implementar el Plan de Preservación Digital a Largo Plazo para los documentos digitales por parte de la Oficina Asesora de Informática y Telemática.
4. Formular y documentar las técnicas de conversión, migración aplicable al Sistema de Gestión Documental ORFEO y demás sistemas integrales de la Información por parte de la Oficina Asesora de Informática y Telemática.
5. Desarrollar las condiciones de seguridad informática de los metadatos para asegurar su almacenamiento a largo plazo.
6. Elaborar el cronograma de implementación del Programa de Gestión de Documentos Electrónicos.
8.4 PROGRAMA DE REPROGRAFIA
Objetivo del Programa: Establecer las políticas y lineamientos para la normalización y control de los procesos de reprografía que se realizan en la Alcaldía de Santiago de Cali.
Actividades a Realizar:
1. Identificar la situación actual de los procesos de Reprografía, impresión y Digitalización de la entidad.
2. Realizar el análisis de integración del proceso de reprografía y los procedimientos de la Gestión documental.
3. Implementar el esquema de centralización de impresiones en las dependencias.
4. Elaborar el protocolo de digitalización de documentos.
Actualmente la entidad cuenta con la sala de digitalización EN la oficina de archivo CENTRAL de la Secretaria General compuesta por doce (12) estaciones de servicio y una estación de control y centralización de imágenes donde se desarrollan la captura, indexación y control de calidad cumpliendo con los estándares de autenticidad, confiabilidad, integridad y disponibilidad documental. De igual forma se cuenta con un equipo de Microfilmación.
8.5 PROGRAMA DE DOCUMENTOS ESPECIALES
Objetivo del Programa: Establecer los lineamientos, mecanismos y acciones para el tratamiento archivístico que debe realizarse a los documentos cartográficos, sonoros, fotográficos y audiovisuales cuyas características obligan a adecuarse a las exigencias no convencionales establecidas para los documentos tradicionales.
Actividades a Realizar:
1. Realizar el diagnóstico de los documentos especiales que se producen y conservan en la Entidad.
2. Incluir en el Sistema Integrado de Conservación (SIC) el tratamiento y manejo de los Documentos especiales.
3. Elaborar plan de trabajo para la implementación del programa.
8.6 PROGRAMA DE CAPACITACIÓN EN GESTIÓN DOCUMENTAL
Objetivo del Programa: Fortalecer las habilidades, competencias y conocimientos de los servidores públicos y contratistas de las distintas dependencias de la entidad sobre gestión documental y archivística a través de las jornadas de capacitación en Gestión Documental.
Actividades a Realizar:
- Socializar las políticas, procesos, procedimientos e instrumentos archivísticos de la gestión documental.
- Socializar y explicar los valores primarios y secundarios de los documentos físicos y electrónicos y su preservación a largo plazo.
- Socializar el marco normativo de la gestión documental y las responsabilidades de los servidores públicos y contratistas frente a los documentos de archivo que se generen en el ejercicio de sus funciones.
- Desarrollar encuestas para determinar las necesidades de mejoramiento de las competencias y habilidades en los procesos archivísticos de la entidad.
- Desarrollar capacitaciones en Eficiencia Administrativa y Cero Papel.
- Desarrollar capacitaciones en la aplicación del Programa de Gestión Documental en la organización de los puestos de trabajo mediante las 5s.
- Desarrollar capacitaciones en el manejo del Sistema de Gestión Documental ORFEO.
8.7 PROGRAMA DE AUDITORIA Y CONTROL
Objetivo del Programa: Evaluar la Gestión Documental de los procesos y/o dependencias mediante una Autoevaluación de la Función Archivística (AFA) anual con el fin de contribuir a la mejora continua de la Gestión Documental.
Actividades a Realizar:
- Articular el Programa de Gestión Documental con el Programa de Auditoría de la Dirección Control Interno.
- Determinar el grado de aplicación de la política de Gestión Documental en la entidad.
- Determinar el grado de aplicación y cumplimiento de los procesos de la gestión documental.
- Identificar los aspectos transversales de la Gestión Documental de las dependencias por mejorar.
- Realizar encuestas archivísticas y mediciones de archivo para determinar el estado y volumen de los archivos de la entidad.
9. ARMONIZACIÓN DEL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL CON EL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
La Alcaldía de Santiago de Cali tiene implementado el Sistema Integrado de Gestión conformado por el Modelo Estándar de Control Interno – MECI, el Sistema de Desarrollo Administrativo – SISTEDA y el Sistema de Gestión de Calidad – SGC.
Dentro del ciclo PHVA (Planear-Hacer-Verificar-Actuar) el Programa de Gestión Documental se encuentra enmarcado en el componente Eficiencia Administrativa que es una política dirigida a identificar, racionalizar, simplificar y automatizar trámites, procesos, procedimientos y servicios.
Los componentes de Eficiencia Administrativa son los siguientes:
- Gestión de Calidad
- Eficiencia Administrativa y Cero Papel
- Racionalización de tramites
- Modernización Institucional
- Gestión de Tecnologías de Información
- Gestión Documental
Para la armonización del Programa de Gestión Documental con los Sistemas Integrados de Gestión, se tiene definido lo siguiente:
1. Macroproceso de Apoyo, Proceso Gestión Tecnológica y de la Información, Gestión Documental, el cual se identifica en el Mapa de procesos de la Entidad.
2. La documentación para la operatividad de los procesos como manuales, procedimientos, Guías, Instructivos, Formatos y Normograma se encuentran aprobados y avalados por el Sistema de Gestión de Calidad y publicados en la intranet de la Alcaldía.
3. La entidad tiene estructurada la evaluación y el seguimiento mediante el Proceso de Control y Mejora Continua donde se encuentran armonizadas las acciones de la Gestión Documental.
4. Mapa de Procesos de la entidad adoptado y actualizado mediante Decreto 411.0.20.0559 de 2015.
En el mapa de procesos de la entidad la Gestión Documental está inmersa en el Macroproceso de Apoyo, Proceso de Gestión Tecnológica y de la Información como se aprecia en la siguiente gráfica:
De igual forma, el proceso de Gestión Documental cuenta con cinco (5) procedimientos contenidos en el inventario de procesos y procedimientos de la entidad, los cuales son los siguientes:
1. Control de Documentos del Sistema de Gestión de Calidad (MAGT04.03.14.12.P01).
2. Control de Registros del Sistema de Gestión de Calidad (MAGT04.03.14.12.P02).
3. Realizar la Gestión Documental (MAGT04.03.18.P01).
4. Elaboración de tablas de retención documental –TRD- y Tablas de Valoración Documental –TVD- (MAGT04.03.18.P02).
5. Evaluación de Tablas de Retención Documental –TRD- y Tablas de Valoración Documental -TVD- (MAGT04.03.18.P03).
Del mismo modo se cuenta con los documentos y registros del proceso de Gestión Documental que están avalados y aprobados por el Sistema de Gestión de Calidad.
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DOCUMENTOS |
CÓDIGO |
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Procedimiento Realizar la Gestión Documental |
MAGT04.03.18.P01 |
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Procedimiento Elaboración de Tablas de Retención Documental – TRD y Tablas de Valoración Documental – TVD |
MAGT04.03.18.P02 |
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Procedimiento Evaluación de Tablas de Retención Documental – TRD Tablas de Valoración Documental – TVD |
MAGT04.03.18.P03 |
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Instructivo Listado de Asistencia y Acta de Reunión |
MAGT04.03.18.P01.I01 |
|
REGISTRO |
CÓDIGO |
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Formato Control de Préstamos Documentales. |
MAGT04.03.18.P01.F01 |
|
Formato Inventario en su Estado Natural. |
MAGT04.03.18.P01.F02 |
|
Formato Inventario para Transferencias Primarias al Archivo General del Municipio. |
MAGT04.03.18.P01.F03 |
|
Formato Inventario para Transferencias Secundarias al Archivo Histórico del Municipio. |
MAGT04.03.18.P01.F04 |
|
Formato Consulta de Documentos. |
MAGT04.03.18.P01.F05 |
|
Formato Signatura Topográfica. |
MAGT04.03.18.P01.F07 |
|
Formato Encuesta de Evaluación y Control al Plan de Acción del Programa de Gestión Documental. |
MAGT04.03.18.P01.F08 |
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Formato Control de Radicación de Comunicaciones Oficiales. |
MAGT04.03.18.P01.F09 |
|
Formato de Devolución de Comunicaciones Oficiales. |
MAGT04.03.18.P01.F10 |
|
Formato Constancia de Entrega de Comunicaciones Oficiales. |
MAGT04.03.18.P01.F11 |
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Formato Control de Distribución Interna de Comunicaciones Oficiales. |
MAGT04.03.18.P01.F12 |
|
Formato Descriptor de Archivos |
MAGT04.03.18.P01.F13 |
|
Formato Control de ingreso de documentos a expedientes |
MAGT04.03.18.P01.F14 |
Adicionalmente, el proceso de Gestión Documental está debidamente caracterizado en los siguientes formatos:
|
DOCUMENTOS |
CÓDIGO |
|
Modelación de Procesos |
MEDE01.05.02.14.12.F09 |
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Determinación de Integración Grupo de Trabajo |
MEDE01.05.02.14.12.F10 |
|
Determinación Insumos y Proveedores - Productos, Clientes y/o Grupos de Interés |
MEDE01.05.02.14.12.F12 |
|
Normograma |
MEDE01.05.02.14.12.F14 |
|
Diseño de Procedimiento |
MEDE01.05.02.14.12.F15 |
|
Plan de Control |
MEDE01.05.02.14.12.F16 |
|
Informes |
MEDE01.05.02.14.12.F17 |
|
Ficha Técnica para Formulación de Indicadores |
MEDE01.03.18.P02.F06 |
|
Ficha Técnica para seguimiento de Indicadores de Proceso |
MEDE01.03.18.P02.F07 |
|
Ficha Técnica para seguimiento de Indicadores de Trámites y Servicios |
MEDE01.03.18.P02.F04 |
Entre los aspectos a fortalecer en la armonización con el Sistema Integrado de Gestión se encuentra ajustar el Proceso de Gestión Documental a las disposiciones legales que afectan la función archivística en los aspectos de seguridad de la información y medios electrónicos en el marco de la protección de datos personales y hábeas data.
10. ANEXOS:
10.1 DIAGNOSTICO DE GESTIÓN DOCUMENTAL
Para realizar el Diagnostico de la Gestión Documental se analizaron diferentes fuentes de información con el fin de evidenciar la situación actual identificando las fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas.
Las fuentes de información consultadas fueron las siguientes:
- La caracterización del proceso de Gestión Documental
- Mapa de Riesgo del Proceso
- Informe y resultados de la Medición Archivística 2015
- Resultados de la Auditoria al proceso de Gestión Documental
- Análisis de causas de la Auditoria
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PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL |
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ANALISIS DOFA |
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DEBILIDADES |
OPORTUNIDADES |
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Ausencia de autoevaluación de la función archivística (AFA) en las dependencias. |
Desarrollar un plan anual de capacitaciones y asesorías en cumplimiento de la normatividad archivística. |
|
Desconocimiento general de las actividades archivísticas por parte de funcionarios y contratistas. |
|
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Falta de compromiso de la alta y media dirección en el tema archivístico. |
Elaborar las Tablas de Valoración Documental. |
|
Los espacios destinados para depósitos de archivo no cuentan con elementos de control, alarmas contra incendio y aislamiento que garanticen la seguridad para dar cumplimiento al acuerdo 049 de 2000. |
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|
Carencia de presupuesto para acondicionar áreas locativas destinadas al almacenamiento archivístico. |
Elaborar el Plan Institucional de Archivos -PINAR. |
|
Incumplimiento en la elaboración de los inventarios documentales en las distintas dependencias. |
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|
Falta implementar paz y salvo documental en la mayoría de las dependencias. |
Elaborar las Tablas de Acceso y Control de los documentos para el establecimiento de Categorías Adecuadas de Derechos y Restricciones de Acceso y Seguridad Aplicables a los Documentos. |
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Ausencia de un Archivo Central para el almacenamiento de documentos no permite realizar transferencias documentales y está originando represamiento de cajas de archivo en las oficinas poniendo en riesgo la adecuada disposición, acceso, consulta y conservación de documentos de archivo. |
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No contar con un Plan Institucional de Archivos – PINAR –. |
Desarrollar la inmersión de la protección de datos personales en el proceso de gestión documental. |
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Ausencia de un cronograma de limpieza y desinfección en los depósitos de archivo. |
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|
Carencia de un sistema de información en red que facilite el inventario documental. |
Desarrollar e implementar el boletín virtual de Gestión Documental. |
|
Insuficiencia de personal para desarrollar las actividades archivísticas. |
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|
Falta de dotación de unidades de conservación, cajas, carpetas y mobiliario archivístico para la protección de los documentos acorde con el volumen documental de la entidad. |
Desarrollar la implementación de la capacitación virtual de inducción y reinducción del proceso de Gestión Documental. |
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Inadecuada cultura archivística y desinterés por parte de servidores públicos y contratistas por no considerar importante el tema de archivo. |
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Existencia de fondos acumulados en varias dependencias de la entidad. |
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Falta de articulación entre el documento físico con el documento electrónico. |
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Falta de compromiso o desconocimiento de la alta dirección para dar cumplimiento al Programa de Gestión Documental. |
Formular el Programa de Documentos Vitales o Esenciales. |
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No se cuenta con el Sistema Integrado de Conservación (SIC). |
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Falta terminar la implementación de los Centros de Documentación y Correspondencia en algunas reparticiones administrativas de la entidad. |
Formular el Programa de Documentos Electrónicos. |
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Falta de digitalización de series documentales de conservación total. |
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Falta de verificación en algunas Dependencias de la Tabla de Retención Documental (TRD) para realizar ajustes y actualizaciones acorde con la realidad misional y producción documental. |
Formular el Programa de Reprografía. |
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Falta desarrollar los Programas Específicos del Programa de Gestión Documental |
Elaborar e implementar el Plan de Preservación Digital a Largo Plazo para los documentos digitales. |
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FORTALEZAS |
AMENAZAS |
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El Sistema de Gestión Documental Orfeo que controla el flujo de comunicaciones de entrada y salida. |
Deterioro y pérdida de los documentos de archivo por riesgo de origen biológico, físico y químico. |
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La sala de digitalización de documentos de archivo. |
Riesgo de pérdida de documentos de archivo por desastres (Incendio, terremoto e inundación). |
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Existencia del comité Interno de Archivo (CIA) y Equipo Técnico de Archivo (ETA). |
Riesgo de pérdida y prescripción de procesos judiciales por inadecuado manejo de los documentos de archivo. |
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Capacitaciones a servidores públicos y contratistas para ampliar los conocimientos en el tema archivístico. |
Reducción de presupuesto para fortalecer el área de archivo. |
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Avances en la identificación de series y subseries sujetas a hábeas data en la Tabla de Retención Documental. |
Riesgos de pérdida de Memoria Institucional. |
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El Instructivo de organización de archivos de gestión. |
Reincidencia de hallazgos administrativos por parte de los entes de control en el cumplimiento de la función archivística. |
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Se cuenta con el Mapa de Riesgos de la Gestión Documental. |
Algunos archivos de gestión de las reparticiones administrativas no se encuentran organizados de acuerdo con la Ley General de Archivos. |
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El Sistema Integrado de Gestión de Calidad y MECI definido por procesos y procedimientos. |
La dispersión documental en la entidad es alta. |
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Instructivo de Archivo publicado en la Intranet. |
Riesgos de Salud Ocupacional por falta de elementos de protección personal. |
|
El proceso de Gestión Documental está debidamente caracterizado. |
Riesgo de sustracción documental por falta de inventarios documentales. |
|
El Proceso tiene desarrollado la mayoría de los instrumentos archivísticos obligatorios por normatividad legal. |
Riesgo de pérdida de información digital por falta de estrategias de backups, refrescamiento, migración, emulación y obsolescencia tecnológica. |
10.2 CRONOGRAMA DE ELABORACIÓN DEL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
|
CRONOGRAMA DE ELABORACIÓN DEL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL – PGD - 2016 |
|||||
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ACTIVIDADES |
FEBRERO |
MARZO |
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SEMANA 2 |
SEMANA 3 |
SEMANA 4 |
SEMANA 1 |
SEMANA 2 |
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|
INTRODUCCIÓN |
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OBJETIVOS |
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ALCANCE |
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PÚBLICO AL QUE ESTA DIRIGIDO |
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POLITICAS DEL PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL |
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POLITICAS DE OPERACIÓN |
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|
REQUERIMIENTOS PARA EL DESARROLLO DEL PGD |
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Normativos |
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Económicos |
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Administrativos |
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Tecnológicos |
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Gestión del Cambio |
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LINEAMIENTOS PARA LOS PROCESOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL |
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Planeación Documental |
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Producción Documental |
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Gestión y Trámite |
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Organización Documental |
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Transferencias Documentales |
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|
Disposición de los Documentos |
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Preservación a Largo Plazo |
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Valoración Documental |
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PROGRAMAS ESPECÍFICOS |
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Programa de Normalización de Formas y Formularios Electrónicos |
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Programa de Documentos Vitales |
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Programa de Gestión de Documentos Electrónicos |
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Programa de Reprografía |
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Programa de Documentos Especiales |
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Programa de Capacitación en Gestión Documental |
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|
Programa de Auditoría y Control |
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|
|
Armonización del Programa de Gestión Documental con el Sistema Integrado de Gestión |
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|
10.3 CRONOGRAMA DE IMPLEMENTACIÓN DEL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
|
CRONOGRAMA DE IMPLEMENTACIÓN DEL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL – PGD - 2016 |
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ACTIVIDADES |
2016 |
2017 |
2018 |
2019 |
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ELABORAR INSTRUMENTOS ARCHIVÍSITICOS |
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Plan Institucional de Archivos de la Entidad – PINAR |
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Tablas de Control de Acceso para el establecimiento de categorías adecuadas de derechos y restricciones de acceso y seguridad aplicables a los documentos |
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CONSTRUCCIÓN DE LAS TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL |
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Compilación de información institucional / Cuadro de Evolución Orgánico Funcional |
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Diagnostico e Identificación de Series y / o asuntos |
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Elaboración de la propuesta de Tabla de Valoración Documental (TVD) |
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Aprobación y Convalidación de la propuesta de la Tabla de Valoración Documental |
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Implementación de la Tabla de Valoración Documental |
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ORGANIZACIÓN E INTERVENCIÓN DE FONDO ACUMULADOS |
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Diagnóstico del Fondo Acumulado |
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Preparación física del Fondo Acumulado |
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Intervención (Limpieza) de fondos acumulados |
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Organización del Fondo Documental Acumulado |
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SISTEMA INTEGRADO DE CONSERVACIÓN DOCUMENTAL |
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Formular el Sistema Integrado de Conservación para Documentos Físicos y Electrónicos |
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Implementar el Sistema Integrado de Conservación para Documentos Físicos y Electrónicos |
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PROGRAMAS ESPECIFICOS |
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PROGRAMA DE NORMALIZACIÓN DE FORMAS Y FORMULARIOS ELECTRONICOS |
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Desarrollar y normalizar las Series y subseries de los documentos electrónicos e incorporarlos en las Tablas de Retención Documental |
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Normalizar las formas, estándares y condiciones de control y acceso de los documentos físicos y electrónicos sujetos a protección de datos personales |
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Realizar el registro único de series documentales |
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PROGRAMA DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRONICOS |
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Formular e implementar los métodos y la aplicación de técnicas de migración, refreshing, emulación o conversión bajo la orientación de la Asesoría de Informática y Telemática. |
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Elaborar e implementar el Plan de Preservación Digital a Largo Plazo para los documentos digitales por parte de la Oficina Asesora de Informática y Telemática |
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Formular y documentar las técnicas de conversión, migración aplicable al Sistema de Gestión Documental ORFEO por parte de la Oficina Asesora de Informática y Telemática |
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Desarrollar las condiciones de seguridad informática de los metadatos para asegurar su almacenamiento a largo plazo por parte de la Oficina Asesora de Informática y Telemática |
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PROGRAMA DE REPROGRAFIA |
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Identificar la situación actual de los procesos de Reprografía, impresión y digitalización de la entidad |
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Realizar el análisis de integración del proceso de reprografía y los procedimientos de la gestión documental |
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Implementar el esquema de centralización de impresiones en las dependencias |
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Elaborar el protocolo de digitalización de documentos. |
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PROGRAMA DE DOCUMENTOS ESPECIALES |
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Realizar el diagnóstico de los documentos especiales que se producen y conservan en la Entidad |
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Especificar en el Sistema Integrado de Conservación (SIC) el tratamiento y manejo de los documentos especiales |
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PROGRAMA DE CAPACITACIÓN EN GESTIÓN DOCUMENTAL |
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Socializar las políticas, procesos, procedimientos e instrumentos archivísticos de la gestión documental |
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Socializar y explicar el valor patrimonial de los documentos físicos y electrónicos y su preservación a largo plazo |
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Socializar el marco normativo de la gestión documental y la responsabilidad del servidor público y contratista frente a los archivos que se generen en el ejercicio de sus funciones públicas |
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Desarrollo de encuestas para determinar las necesidades de mejoramiento de las competencias y habilidades en los procesos archivísticos en la entidad |
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Desarrollar capacitaciones en Eficiencia Administrativa y Cero Papel |
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Desarrollar capacitaciones en la aplicación del Programa de Gestión Documental en la organización del puesto de trabajo mediante las 5s |
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Desarrollar capacitaciones en el Sistema de Gestión Documental ORFEO |
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PROGRAMA DE AUDITORIA Y CONTROL |
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Articular el Programa de Gestión Documental con el Programa de Auditoría de la Dirección Control Interno. |
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Determinar el grado de aplicación de la política de Gestión Documental en la entidad. |
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Determinar el grado de aplicación y cumplimiento de los procesos de la gestión documental. |
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Identificar los aspectos transversales de la Gestión Documental de las dependencias por mejorar. |
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Realizar encuestas archivisticas y mediciones de archivo para determinar el estado y volumen de los archivos de la entidad. |
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PROYECTO DE CONSTRUCCIÓN DEL ARCHIVO GENERAL MUNICIPAL (Articulado con Despacho Alcalde - Secretaria General - Dirección de Desarrollo Administrativo - Dirección Jurídica – Departamento Administrativo de Hacienda) |
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Elaboración de consideraciones generales del proyecto |
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Elaboración de criterios estructurales y arquitectónicos |
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Elaboración de criterios de instalaciones y espacios |
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Elaboración de Presupuestos y Costos |
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10.4 MAPA DE PROCESOS
Adoptado y actualizado mediante Decreto 0559 de 2015.
10.5 PRESUPUESTO ANUAL PARA LA IMPLEMENTACIÓN DEL PGD
Para la vigencia fiscal 2016 ha sido aprobado el siguiente presupuesto para el normal desarrollo del Programa de Gestión Documental liderado por la oficina de archivo de la Secretaria General.